Politique de confidentialité

1Ce qui a changé le 11 octobre 2026

Cette version décrit en entier l'application PetGrid pour les propriétaires d'animaux (Pip, les rappels et les notifications, les textos et le code qui confirme votre numéro, le partage, les pages d'animal perdu, la carte des cliniques, Inviter mon vétérinaire et la Boutique), les communications de PetGrid avec les cliniques, les témoins, et la durée de conservation de chaque type de renseignement. Elle ajoute les services de notifications Web (Web Push) et Jitsi Meet à la liste des fournisseurs.

2Deux rôles différents

PetGrid traite des renseignements personnels à deux titres distincts, et celui qui s'applique détermine à qui vous devez vous adresser.

Pour les dossiers cliniques et les dossiers des clients d'une clinique (patients, propriétaires, rendez-vous, notes, factures, messages, appels), la clinique est le responsable du traitement et PetGrid est son sous-traitant. Nous conservons ces renseignements selon les instructions de la clinique. Un propriétaire d'animal qui a une question sur ses propres dossiers dans une clinique devrait d'abord s'adresser à sa clinique vétérinaire; nous aiderons la clinique à lui répondre.

PetGrid est le responsable du traitement, et la présente politique décrit notre propre traitement, pour : la connexion PetGrid et le lien entre un propriétaire et les cliniques qu'il utilise; tout ce qu'un propriétaire d'animal conserve pour lui-même dans l'application; Pip; Inviter mon vétérinaire; la carte des cliniques; les comptes du personnel des cliniques; la facturation; notre site Web, ses formulaires et son clavardage commercial; nos propres courriels et appels aux cliniques; et les diagnostics qui assurent le fonctionnement du service.

3Ce que nous conservons

Selon qui vous êtes :

• Personnel des cliniques : nom, adresse courriel, clinique d'appartenance et rôle au sein de celle-ci et, s'il en connecte un, une clé d'accès à son propre calendrier, conservée chiffrée.
• Propriétaires d'animaux clients d'une clinique : nom, adresse courriel, numéro de téléphone s'il est fourni, la clinique dont ils sont clients, leurs messages avec cette clinique, leurs choix concernant les textos, les courriels et l'IA, et la trace de chacun de ces choix.
• Propriétaires d'animaux qui utilisent l'application pour eux-mêmes : nom, adresse courriel vérifiée, la province ou l'État et le pays où ils vivent, la langue et le fuseau horaire, leurs animaux et ce qu'ils ajoutent à leur sujet (décrit dans la section Propriétaires d'animaux sans clinique), et leurs choix de rappels et de notifications.
• Patients : nom, espèce, race, date de naissance, poids, sexe, couleur, allergies, numéro de micropuce, photos, et le dossier clinique qu'un vétérinaire saisit : visites, notes, vaccinations, résultats de laboratoire, ordonnances.
• Personnes qui appellent une clinique qui utilise la réceptionniste IA : numéro de téléphone, ce qui a été dit (sous forme de transcription et de court résumé) et, seulement si la clinique a activé l'enregistrement, l'enregistrement.
• Cliniques que PetGrid contacte : le nom, l'adresse, le téléphone et l'adresse courriel publiée de la clinique, les noms et les rôles des personnes qui y travaillent lorsqu'ils sont publiés ou qu'on nous les donne, et la trace de nos courriels, de nos appels et de leurs réponses.
• Facturation : les détails de l'abonnement de la clinique et les identifiants utilisés par notre processeur de paiement. Lorsqu'une clinique accepte des paiements par carte au moyen de PetGrid, aussi les paiements de ses clients : montant, date, marque de la carte et quatre derniers chiffres, et si une carte est enregistrée, avec les mots que le client a acceptés. Nous ne stockons jamais les numéros de carte.
• Renseignements techniques : adresse IP, renseignements sur le navigateur et l'appareil, pages visitées et diagnostics d'erreurs. Les adresses IP utilisées pour limiter les abus sont conservées sous forme de codes à sens unique, et non sous forme lisible.

4Pourquoi nous les conservons

Pour fournir le service auquel une clinique s'est abonnée et l'application à laquelle un propriétaire d'animal s'est inscrit; pour authentifier les personnes et garder les cliniques séparées les unes des autres; pour envoyer les courriels, les textos et les notifications que les personnes ont demandés ou dont elles ont besoin; pour facturer la clinique; pour faire connaître PetGrid aux cliniques; pour diagnostiquer les pannes et assurer la sécurité du service; et pour comprendre, de façon agrégée, quelles parties du produit sont utilisées.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous ne les communiquons pas à des fins publicitaires. Nous n'utilisons ni les dossiers cliniques ni les dossiers des propriétaires d'animaux pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique. Ce que les fonctions d'IA de PetGrid envoient au fournisseur du modèle, et comment une clinique ou un propriétaire d'animal peut l'empêcher, est expliqué dans les sections Fonctions d'IA et Pip ci-dessous.

5Une seule connexion pour plusieurs cliniques

Un propriétaire d'animal peut utiliser une seule connexion PetGrid avec plus d'une clinique vétérinaire. Chaque clinique conserve son propre dossier sur ce propriétaire et ses animaux, et aucune clinique ne voit les dossiers d'une autre, sauf si le propriétaire demande qu'ils soient envoyés.

Pour que cela fonctionne, PetGrid conserve le lien entre la connexion d'un propriétaire et chaque clinique qu'il utilise. PetGrid est responsable de ce lien. Il conserve la connexion, les cliniques, et comment et quand chaque lien a été créé; il ne conserve rien de clinique.

Fermer la connexion signifie fermer le compte du propriétaire à chaque clinique qu'il utilise. Chaque clinique traite alors ses propres dossiers comme le décrit la section Combien de temps ils sont conservés.

6Propriétaires d'animaux sans clinique

L'application pour propriétaires est gratuite pour les propriétaires d'animaux. Tout le monde peut s'inscrire, avec ou sans clinique PetGrid. Pour un propriétaire qui utilise l'application sans clinique PetGrid, et pour les dossiers qu'un propriétaire ajoute lui-même (marqués « Ajouté par vous »), PetGrid est responsable de ces renseignements. Autrement dit, c'est PetGrid qui en répond, et non une clinique.

Ce que nous conservons : votre nom et l'adresse courriel vérifiée avec laquelle vous vous êtes inscrit. La province ou l'État et le pays où vous vivez, que nous demandons une seule fois et utilisons seulement pour vérifier que le service y est offert. Si vous entrez un code postal, nous le vérifions et ne le conservons pas.

Nous conservons aussi ce que vous ajoutez : vos animaux (nom, espèce, race, date de naissance, sexe, historique du poids, numéro de micropuce, allergies et une photo); les vaccins et les médicaments que vous inscrivez; les documents et les photos que vous téléversez; les routines de soins et les rappels que vous créez (vaccins à faire, traitements préventifs mensuels et les vôtres), avec vos choix d'avis par courriel et par notification; un journal des symptômes, qu'aucune IA ne lit; et les liens de partage, les codes pour le vétérinaire et les pages d'animal perdu que vous créez, avec un journal des moments où chacun a été ouvert.

Les documents et les photos que vous téléversez sont conservés dans un stockage de fichiers privé. Personne ne peut les ouvrir sans se connecter en tant que vous. Les données de localisation cachées dans une photo (où et avec quel appareil elle a été prise) sont retirées avant qu'elle soit stockée. Vos renseignements sont conservés aux États-Unis, comme le décrit la section Où ils sont conservés.

Les dossiers que vous inscrivez ne sont pas vérifiés par une clinique. Le carnet de vaccination le précise.

La localisation est facultative. La carte des vétérinaires utilise la position de votre appareil seulement lorsque vous touchez pour l'utiliser. Elle sert dans votre navigateur à centrer la carte et n'est pas conservée. La province ou l'État indiqué à l'inscription est le seul lieu que nous conservons.

Si vous le demandez, l'application peut lire un ancien dossier que vous avez téléversé. Le document est envoyé à Anthropic, le fournisseur d'IA nommé dans la section Qui d'autre y a accès, pour suggérer des vaccins, des médicaments et des allergies, et le texte lu est conservé avec le document pour que vous et Pip puissiez le retrouver. Rien n'est ajouté au dossier de votre animal avant que vous confirmiez chaque élément. Cela ne s'applique jamais à un animal pour lequel vous avez désactivé l'IA, et le nombre de lectures par mois est limité de façon raisonnable.

Rien n'est envoyé à une clinique, sauf si vous choisissez les dossiers à envoyer et confirmez. Lorsqu'une clinique les accepte, cette copie fait partie du dossier de la clinique, et la clinique est responsable de sa copie.

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est ouvert. Vous pouvez supprimer votre compte vous-même dans l'application. Lorsque vous le faites, les dossiers et les fichiers que vous détenez sont supprimés immédiatement. Les copies dans nos sauvegardes sont supprimées à l'expiration de ces sauvegardes, dans un délai de 35 jours.

Vous pouvez télécharger vous-même une copie de tout dans l'application, et la supprimer vous-même. Vous pouvez aussi écrire au responsable de la protection des renseignements personnels de PetGrid à petgrid@petgrid.vet pour demander l'accès ou une correction. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

Pour le moment, les personnes qui vivent au Québec ne peuvent pas créer de compte dans l'application gratuite pour propriétaires. Elles peuvent tout de même consulter la carte publique des cliniques. Si vous nous indiquez que vous vivez au Québec, rien n'est enregistré.

7Partager les dossiers de votre animal

Rien de ce que vous conservez dans l'application n'est partagé à moins que vous le partagiez. Vos partages sont affichés dans l'application avec le moment où chacun a été ouvert, et vous pouvez désactiver n'importe lequel en tout temps.

• Code pour le vétérinaire : six chiffres qui permettent à un vétérinaire de voir les vaccins, les allergies et les médicaments de votre animal. Il dure 24 heures et 10 personnes au plus peuvent l'ouvrir. Nous n'en conservons qu'un code à sens unique. Chaque ouverture consigne l'heure ainsi que le nom et la clinique que le vétérinaire a saisis, pour que vous puissiez voir qui l'a consulté.
• Lien de partage : pour un gardien, une pension ou un toiletteur, avec seulement les éléments que vous cochez (vaccins, allergies, médicaments, un nom et un téléphone de contact, une note de soins). Il dure de 1 à 30 jours, 7 si vous ne choisissez pas autrement. Chaque ouverture est consignée avec l'heure seulement.
• Carnet de vaccination : un lien et un code QR sur le dossier de vaccination de votre animal, valide pendant un an, qui affiche ce dossier.
• Page d'animal perdu : une page publique, créée lorsque vous activez le mode animal perdu, que toute personne qui a son lien ou son affiche peut ouvrir pendant 60 jours au plus. Elle affiche la photo, l'espèce et la race de votre animal, où et quand il a été vu pour la dernière fois, votre description, s'il porte une micropuce (jamais le numéro de la puce), et seulement le nom, le téléphone ou le courriel de contact que vous choisissez. Elle n'affiche jamais votre adresse. On demande aux moteurs de recherche de ne pas la répertorier, et chaque consultation est consignée avec l'heure.
• Famille et gardiens (dans une clinique PetGrid) : vous pouvez inviter par courriel jusqu'à 8 personnes par animal. L'accès d'un gardien prend fin à la date que vous fixez, au plus 90 jours plus tard. Une invitation expire après 30 jours.
• Envoyer des dossiers à une clinique : la clinique reçoit ce que vous choisissez, avec les mots que vous avez acceptés, et le personnel doit l'accepter avant que cela n'atteigne le dossier de l'animal.

8Pip, l'assistant de l'application

Pip n'est ni un vétérinaire ni un technicien en santé animale, ne pose pas de diagnostic et ne nomme ni médicaments ni doses. Ce sont des règles simples, et non l'IA, qui décident du traitement de chaque question : les signes d'alerte reçoivent une fiche d'urgence fixe qui vous dit d'appeler un vétérinaire immédiatement; les questions sur l'utilisation de l'application reçoivent une réponse tirée de vos propres renseignements, sans IA; les guides officiels sur les soins aux animaux sont affichés mot pour mot; tout le reste va aux messages de votre clinique ou à la carte des vétérinaires. Pip ne devine jamais.

L'application pour propriétaires n'utilise l'IA d'Anthropic que dans les cas suivants, et jamais pour un animal pour lequel vous avez désactivé l'IA :

• Que disent mes papiers : seulement si vous l'activez. Pip cherche dans vos propres dossiers et envoie au plus six courts passages correspondants, jamais un document entier, pour trouver la réponse, et vous montre les citations. Le nombre d'utilisations par mois est limité.
• Lire un dossier ou les instructions d'un vétérinaire que vous téléversez : le document, pour suggérer des entrées ou des changements à une routine de soins que vous confirmez un à un.
• Outil d'aide sur les symptômes : pour les clients d'une clinique PetGrid qui l'a activé, jamais pour les propriétaires sans clinique. Il envoie votre question, l'espèce de votre animal et une tranche d'âge, jamais son dossier, et ne répond qu'à partir de passages vérifiés, en retirant tout ce qui nomme un médicament ou une dose ou se lit comme un diagnostic. Votre clinique peut voir ces questions.
• Réponses rapides de votre clinique : dans une clinique qui a AI Front Desk, un message que vous envoyez à la clinique peut recevoir une première réponse tirée des renseignements rédigés par la clinique, de ses heures d'ouverture et de vos demandes de renouvellement, avant que le personnel réponde.
• Idées de la Boutique : dans une clinique PetGrid, seulement si vous les activez : l'espèce, la race, l'âge, l'évolution du poids et les allergies de votre animal, et les résumés de visite approuvés par le vétérinaire, pour suggérer des produits. Les suggestions sont conservées 7 jours.

9Conversations avec Pip

Votre conversation avec Pip est conservée dans votre propre navigateur, pendant 7 jours après le dernier message, et Recommencer l'efface. Pour les clients d'une clinique PetGrid, chaque question est aussi consignée dans les dossiers de la clinique, avec la façon dont elle a été traitée, pour que la clinique puisse la revoir; rien n'est consigné pour un animal dont l'IA est désactivée. Pour un propriétaire sans clinique, PetGrid ne conserve qu'un décompte de l'utilisation de l'IA, et non les questions.

10Rappels, notifications, courriels et textos

Les rappels que vous créez sont envoyés par courriel, par notification ou les deux, selon votre choix, à l'heure que vous choisissez et jamais pendant vos heures de silence. Une notification sur un écran verrouillé ne nomme jamais votre animal ni la raison. Vous pouvez désactiver les courriels de rappel dans l'application en tout temps.

Les notifications ne sont envoyées qu'à un appareil sur lequel vous les avez activées. Nous conservons l'adresse de notification de cet appareil, et le service de notifications du fabricant du navigateur achemine chaque message (voir Web Push ci-dessus). Vous pouvez les désactiver dans votre compte ou dans les réglages de votre appareil.

Les textos ne proviennent que d'une clinique PetGrid dont vous êtes client, au nom de cette clinique, par l'intermédiaire de Twilio. Si vous activez les textos dans l'application, un code à 6 chiffres est d'abord envoyé au numéro, et aucun autre texto n'est envoyé avant que vous le saisissiez. Le code fonctionne pendant 10 minutes et permet 5 essais; nous n'en conservons qu'un code à sens unique, supprimé dès qu'il est utilisé ou dans la journée. Aucun texto n'est envoyé entre 21 h et 9 h dans le fuseau horaire de la clinique, sauf un message vous demandant de venir immédiatement.

Nous consignons chaque oui et chaque arrêt concernant les textos : quand, comment (le code, un texto envoyé de votre téléphone, ou votre clinique qui consigne votre oui), les mots exacts qui vous ont été montrés et leur version. Nous conservons cette trace, sans votre adresse IP, comme preuve de votre choix. Répondez STOP (ou ARRET) à n'importe quel texto pour arrêter immédiatement les textos; START les réactive.

Une clinique PetGrid n'envoie d'infolettres et d'autres messages promotionnels qu'aux clients inscrits comme les ayant acceptés.

11Inviter mon vétérinaire

Lorsque vous demandez qu'une clinique de la carte se joigne à PetGrid, nous consignons la demande sous un code à sens unique tiré de votre compte (ou, si vous n'êtes pas connecté, de votre adresse IP, la clinique étant mémorisée dans un témoin sur votre appareil pendant 30 jours jusqu'à ce que vous vous connectiez). Une clinique peut être informée du nombre de propriétaires d'animaux qui l'ont demandé, jamais de leur identité, sauf si vous choisissez le courriel décrit ci-dessous. L'équipe de PetGrid voit les totaux et peut communiquer avec la clinique à ce sujet.

Si vous êtes connecté, vous pouvez choisir que PetGrid envoie un courriel à la clinique en votre nom. Le courriel est envoyé à l'adresse publiée de la clinique, vous nomme en entier, donne votre adresse courriel pour les réponses, et indique qu'il a été envoyé parce que vous l'avez demandé. Nous en conservons une trace (votre nom et votre adresse courriel, l'adresse de la clinique, la date d'envoi), comme l'exige la loi anti-pourriel, et l'équipe de PetGrid est avisée de son envoi. Il n'est envoyé qu'une seule fois pour vous et cette clinique, et jamais à une adresse qui a demandé à PetGrid de ne plus lui écrire.

Vos demandes sont supprimées lorsque vous supprimez votre compte, tout comme un courriel qui n'a pas été envoyé (retenu ou en échec). La trace d'un courriel qui a été envoyé est conservée après la suppression de votre compte, comme l'exige la loi anti-pourriel : votre nom et votre adresse courriel, la clinique, la date d'envoi et l'identifiant du message.

12La carte des cliniques

La carte des cliniques vétérinaires est constituée de renseignements publics sur les entreprises : Overture Maps, Foursquare Open Source Places et OpenStreetMap, ainsi que les corrections que les cliniques nous envoient. Elle contient des renseignements sur les entreprises (nom, adresse, téléphone, site Web et courriel publié), et non des renseignements sur les propriétaires d'animaux. Une clinique peut revendiquer sa fiche; nous envoyons un lien par courriel à l'adresse fournie et conservons ce contact pour faire un suivi.

La carte elle-même est affichée dans votre navigateur à partir de MapTiler ou d'OpenStreetMap, qui voient votre adresse IP. Si vous touchez pour utiliser votre position, elle reste dans votre navigateur.

13La Boutique

La Boutique, pour les clients d'une clinique PetGrid, renvoie à des produits vendus par Pet Valu, par l'intermédiaire d'un réseau d'affiliation lorsqu'il en existe un. Votre navigateur se rend sur le site du vendeur; PetGrid n'envoie au vendeur rien à votre sujet ni au sujet de votre animal. Nous comptons les clics par jour, sans personne ni animal associé. La politique de confidentialité du vendeur s'applique à ce que vous faites sur son site.

14Prévenez-moi quand ce sera prêt

Dans une partie de l'application bientôt disponible, comme Pet Social, vous pouvez toucher "Prévenez-moi quand ce sera prêt". Nous conservons votre demande, avec votre compte, et un secteur seulement si vous en indiquez un : un nom de quartier ou de ville, ou les trois premiers caractères de votre code postal, jamais votre adresse. Nous conservons aussi la province ou l'État que votre profil dans l'application indique déjà. Nous ne demandons jamais la localisation de votre appareil pour cela.

Nous l'utilisons seulement pour vous prévenir quand cette partie arrive près de chez vous, et l'équipe PetGrid ne voit que des nombres par secteur, jamais qui a demandé. Touchez "Me retirer" pour l'effacer à tout moment; elle est aussi effacée quand vous supprimez votre compte.

15Les cliniques que nous contactons

PetGrid fait connaître son service aux cliniques vétérinaires. À cette fin, PetGrid est responsable des coordonnées d'affaires qu'il conserve : celles qu'une clinique publie, par exemple sur son propre site Web (nous conservons la page où nous avons trouvé une adresse), celles qui nous sont données lors d'une demande de renseignements ou d'une réservation de démo, les recommandations, et les listes que nous importons. Nous n'envoyons pas de courriels et ne faisons pas d'appels aux cliniques du Québec.

Nos courriels respectent la loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nous n'écrivons à une adresse d'affaires publiée qu'au sujet des activités de la clinique et seulement tant qu'elle demeure publiée, ou à une adresse qui nous a écrit, ou à une adresse dont le titulaire a donné son accord. Chaque courriel nomme PetGrid, indique notre adresse postale et contient un lien de désabonnement qui fonctionne immédiatement. Une personne de l'équipe de PetGrid approuve chaque courriel avant son envoi; une IA peut rédiger sa phrase d'introduction à partir de notes sur la clinique.

Nos appels aux cliniques sont faits par une personne de l'équipe de PetGrid, pendant des heures adaptées aux entreprises (de 9 h à 21 h 30 en semaine et de 10 h à 18 h la fin de semaine, à l'heure de la clinique). L'assistant IA de PetGrid n'appelle une clinique que pour confirmer une démo ou rappeler une clinique qui l'a demandé, et seulement avec son accord; il dit au début qu'il est une IA qui appelle pour PetGrid. Un appel qui peut être enregistré le dit au début. Si une clinique nous demande de ne plus la contacter, nous le consignons et nous ne la contactons plus.

Les enregistrements des appels commerciaux sont supprimés après 90 jours.

16Notre site Web, ses formulaires et son clavardage commercial

Le formulaire de contact conserve votre nom, votre courriel et votre message, et une réservation de démo conserve votre nom, votre courriel, votre téléphone et votre clinique, pour que nous puissions vous répondre et vous rencontrer.

Le clavardage commercial du site Web est assuré par l'IA d'Anthropic. La conversation est conservée dans votre navigateur et n'est pas enregistrée par PetGrid; pour limiter les abus, nous ne conservons que des codes à sens unique de votre adresse IP et de la conversation, jamais leur contenu. Si vous choisissez de donner votre nom, votre courriel, votre téléphone ou votre clinique dans le clavardage, on vous montre d'abord ce que nous en ferons, et nous les conservons sous forme de réservation de démo ou de message.

17Qui d'autre y a accès

PetGrid fonctionne sur une infrastructure de tiers. Chacun de ces fournisseurs traite des renseignements pour notre compte, en vertu d'un contrat, et seulement dans la mesure nécessaire à son travail :

• Clerk : les comptes, la connexion et l'appartenance aux organisations pour le personnel des cliniques et les propriétaires d'animaux, y compris la connexion unique qu'un propriétaire utilise avec plusieurs cliniques.
• Svix : transmet à PetGrid les événements de compte de Clerk et les événements de livraison de courriels de Resend. Ces événements contiennent le nom et l'adresse courriel de la personne.
• Cloudflare Turnstile : la vérification anti-robots sur les pages d'inscription et de connexion, exécutée par l'intermédiaire de Clerk, et sur le formulaire de contact du site Web. Elle voit l'adresse IP du navigateur et des signaux de l'appareil, pas les dossiers.
• Neon : la base de données Postgres qui contient tous les dossiers décrits ici, hébergée chez Amazon Web Services aux États-Unis (US East).
• Vercel : l'hébergement de l'application et l'acheminement des requêtes aux États-Unis, le stockage des fichiers téléversés (documents, photos et pièces jointes, gardés privés) et les sauvegardes chiffrées de chaque nuit.
• Upstash : des compteurs de courte durée qui limitent la fréquence des invitations, des tentatives d'inscription et des requêtes semblables. Ils contiennent un identifiant de compte ou de clinique, ou une adresse IP, conservé de quelques minutes à une journée.
• Arcjet : la protection contre les robots et les abus sur le site Web et les applications. Il voit l'adresse IP de chaque requête, les renseignements sur le navigateur et la page demandée.
• Resend : l'envoi des courriels : invitations aux comptes et au portail, rappels de rendez-vous et de soins, reçus, messages qu'une clinique envoie à ses clients, courriels Inviter mon vétérinaire qu'un propriétaire demande à PetGrid d'envoyer, et courriels de PetGrid aux cliniques. Il reçoit l'adresse du destinataire et le message.
• Zoho Mail : la boîte de courriel de PetGrid. Les messages envoyés à PetGrid, y compris par les formulaires de contact et de démo et les réponses aux courriels de PetGrid, y arrivent.
• Stripe : la facturation de l'abonnement PetGrid de la clinique et des options d'IA et, pour une clinique qui active les paiements par carte, l'encaissement des paiements par carte de ses clients par l'intermédiaire du compte Stripe de la clinique (Stripe Connect) : liens de paiement, cartes enregistrées, remboursements et terminaux de paiement. Stripe reçoit les données de carte et les montants; les numéros de carte n'atteignent jamais PetGrid. Stripe ne reçoit pas les dossiers cliniques.
• Sentry et Better Stack : la collecte des erreurs et des journaux, utilisée pour diagnostiquer les pannes. Avant tout envoi, le contenu des requêtes, les témoins, les paramètres des adresses Web, les adresses courriel et les numéros de téléphone sont retirés, et aucun enregistrement d'écran n'est fait.
• Vercel Analytics : des statistiques d'utilisation agrégées pour le site Web, la console de la clinique et l'application pour les clients, sans témoins. Dans l'application pour les clients, elle enregistre les pages vues, sans les identifiants ni les codes dans l'adresse, et quelques étapes comme l'inscription ou l'ajout d'un animal, sans nom, courriel ni autre renseignement personnel.
• Google Analytics : sur le site Web (petgrid.vet) seulement, et seulement lorsqu'il est configuré : les pages visitées, les renseignements sur l'appareil et le navigateur et l'emplacement approximatif. Il n'est pas chargé dans la console de la clinique ni dans l'application client.
• Google et Microsoft : seulement lorsqu'un membre du personnel choisit de connecter son propre calendrier Google ou Outlook, auquel cas les rendez-vous qu'il peut voir sont envoyés à ce calendrier. PetGrid ne lit d'un calendrier connecté que les plages occupées et libres, jamais la nature des événements, et seulement lorsque cette personne active les plages occupées.
• Intuit et Xero : seulement lorsque l'administrateur d'une clinique choisit de connecter la comptabilité de la clinique elle-même dans QuickBooks Online (Intuit) ou Xero, auquel cas les factures émises (avec la description de chaque ligne telle qu'elle est imprimée sur la facture), les notes de crédit et les paiements de la clinique, ainsi que le nom et le courriel de chaque client facturé, sont envoyés à cette comptabilité. PetGrid ne lit que les listes d'articles, de comptes et de codes de taxe de la clinique, jamais ses documents. Ils ne reçoivent pas le dossier clinique.
• Twilio : les messages texte (SMS) et les appels téléphoniques : le code qui confirme le numéro d'un propriétaire d'animal et les textos qu'une clinique envoie à ses clients une fois ce numéro confirmé, la réceptionniste IA, les appels de confirmation, et les appels de PetGrid aux cliniques. Twilio achemine les messages et les appels, y compris les numéros de téléphone de l'appelant et du destinataire, et, lorsque l'enregistrement des appels est activé, les enregistrements et les transcriptions qui en sont tirées.
• Deepgram : par l'intermédiaire de Twilio, convertit en texte ce qu'un appelant dit à la réceptionniste IA pendant l'appel. Il reçoit l'audio de l'appel, pas le dossier clinique.
• Google Cloud Text-to-Speech : la voix avec laquelle parlent la réceptionniste IA et les appels de confirmation, par l'intermédiaire de Twilio, et les échantillons de voix de la console et du clavardage commercial du site Web. Il reçoit le texte à prononcer, pas le dossier clinique.
• Meta : WhatsApp, Messenger et Instagram, pour une clinique qui écrit à PetGrid par ces services. Meta achemine les messages, y compris le numéro de téléphone ou le nom du compte de l'expéditeur; PetGrid conserve la conversation pendant 30 jours. Il ne reçoit pas le dossier clinique.
• MapTiler : quand PetGrid l'active, les cartes du répertoire des cliniques de l'application pour les propriétaires, chargées dans le navigateur depuis les serveurs de MapTiler, qui voient l'adresse IP de la personne qui consulte. Aucune information sur les clients ou les patients n'est envoyée.
• OpenStreetMap : les cartes du répertoire des cliniques et l'épingle de la clinique elle-même, chargées dans le navigateur depuis les serveurs de tuiles d'OpenStreetMap, qui voient l'adresse IP de la personne qui consulte. Quand une clinique place son épingle dans le répertoire, PetGrid cherche l'adresse de la clinique elle-même avec le service Nominatim d'OpenStreetMap. Aucune information sur les clients ou les patients n'est envoyée.
• Web Push : lorsqu'une personne active les notifications sur un appareil, le service de notifications du fabricant de ce navigateur (comme Google, Mozilla ou Apple) achemine chaque notification jusqu'à lui. Ce service voit l'adresse de notification de l'appareil; le message lui-même est chiffré pour l'appareil.
• Jitsi Meet : la salle vidéo d'une visite virtuelle, lorsque la clinique n'a pas fixé son propre lien vidéo. La salle est créée pour cette seule visite, et l'image et le son passent par les serveurs de Jitsi Meet (exploités par 8x8) pendant la visite. PetGrid n'enregistre pas les visites.
• Anthropic : le modèle d'IA derrière les fonctions d'IA de PetGrid, pour les cliniques et pour les propriétaires d'animaux. Il ne reçoit que ce dont la fonction utilisée a besoin, comme le précisent les sections Fonctions d'IA et Pip ci-dessous, rien du tout d'une clinique qui a désactivé les fonctions d'IA, et, au sujet d'un animal dont le propriétaire a désactivé l'IA, seulement ce que permet la section Désactiver l'IA. Il n'utilise aucune de ces données pour entraîner ses modèles.

18Où ils sont conservés

La base de données et l'application sont hébergées aux États-Unis, et les fournisseurs énumérés ci-dessus y traitent des renseignements. Si vous êtes au Canada ou ailleurs à l'extérieur des États-Unis, utiliser PetGrid signifie que vos renseignements sont transférés et stockés aux États-Unis.

Pendant qu'ils s'y trouvent, ils sont assujettis au droit des États-Unis, et les tribunaux, les forces de l'ordre et les autorités de sécurité nationale des États-Unis peuvent être en mesure d'y accéder en vertu de ce droit.

Nous demeurons responsables des renseignements que nous transférons à un fournisseur aux fins de traitement. Chaque fournisseur est tenu, par son contrat avec nous, de ne les utiliser que pour fournir son service et de les protéger, et nous choisissons nos fournisseurs sur cette base.

PetGrid n'offre pas actuellement d'hébergement au Canada ni dans aucune autre région. Une clinique tenue de conserver ses dossiers au Canada devrait nous en aviser avant de commencer, et ne devrait pas verser ces dossiers dans PetGrid tant que nous ne pouvons pas répondre à cette exigence.

19Comment ils sont protégés

Les communications sont chiffrées en transit. Les données de chaque clinique sont isolées au niveau de la base de données par une sécurité au niveau des lignes, de sorte qu'une requête qui n'identifie pas de clinique ne renvoie rien plutôt que de tout renvoyer. Cet isolement est vérifié automatiquement, indépendamment du code de l'application. Les fichiers téléversés sont conservés dans un stockage privé et ne s'ouvrent qu'après une vérification d'accès.

Les codes qui donnent un accès (codes pour le vétérinaire, codes de confirmation des textos) ne sont conservés que sous forme de codes à sens unique. Les clés de calendrier sont chiffrées. Les actions importantes sur les dossiers sont inscrites dans une piste de vérification à laquelle on ne peut qu'ajouter, sans jamais la modifier.

Une copie complète de la base de données est faite chaque nuit, chiffrée (AES-256-GCM) et conservée dans un stockage privé pendant 35 jours. Une copie chiffrée est aussi faite avant chaque mise à jour du logiciel, conservée sur un ordinateur que PetGrid contrôle, et supprimée lorsqu'elle a plus de 35 jours.

L'accès aux données de plusieurs cliniques est réservé à une liste nominative d'administrateurs de PetGrid et n'existe qu'aux fins du soutien et de la facturation. L'accès du personnel au sein d'une clinique est contrôlé par la clinique elle-même au moyen des rôles.

Aucun système n'est parfaitement sûr, et nous ne prétendons pas le contraire.

Si nous apprenons qu'une atteinte à nos mesures de protection touche les dossiers d'une clinique, nous en informerons cette clinique sans retard injustifié, en lui communiquant ce que nous savons de ce qui s'est passé et de ce qui est en cause, afin qu'elle puisse s'acquitter de ses propres obligations de déclaration et d'avis aux personnes concernées. Lorsque PetGrid est le responsable du traitement, nous ferons les déclarations et les avis que la loi exige.

20Combien de temps ils sont conservés

Les dossiers d'une clinique sont conservés tant que l'abonnement de cette clinique est actif, puis, après sa fin, pendant la période d'exportation prévue dans les Conditions d'utilisation, après quoi ils sont supprimés.

Les dossiers vétérinaires sont souvent assujettis à une durée de conservation minimale en vertu de règles professionnelles ou locales. Le respect de cette obligation relève de la clinique, et une clinique devrait exporter ses dossiers avant de résilier. Les transcriptions et les résumés d'appels font partie des dossiers de la clinique.

Ce qu'un propriétaire d'animal conserve pour lui-même dans l'application est conservé jusqu'à ce qu'il le supprime ou ferme son compte, puis est supprimé immédiatement de la base de données en production.

Les enregistrements d'appels, ceux des cliniques comme ceux de PetGrid, sont supprimés après 90 jours. Les codes pour le vétérinaire durent 24 heures, les liens de partage 30 jours au plus et les pages d'animal perdu 60 jours au plus; la trace de leur existence reste dans l'historique du propriétaire jusqu'à ce qu'il ferme son compte. Un téléchargement des données d'un propriétaire reste disponible pendant 7 jours.

Les sauvegardes sont conservées pendant 35 jours; tout ce qui est supprimé en disparaît donc dans un délai de 35 jours.

Les rapports d'erreurs et les journaux de diagnostic sont conservés jusqu'à 90 jours. Les statistiques sur le produit sont conservées jusqu'à 12 mois. Après ce délai, elles sont supprimées ou réduites à des totaux qui n'identifient personne.

Les renseignements sur les comptes du personnel sont conservés tant que la personne fait partie d'une clinique, et supprimés avec les dossiers de cette clinique si elle quitte PetGrid. Les dossiers de facturation sont conservés aussi longtemps que l'exige la législation fiscale canadienne. La trace d'un consentement aux textos ou aux courriels est conservée comme preuve de ce que la personne a accepté.

21Fonctions d'IA

Les fonctions d'IA de PetGrid aident le personnel d'une clinique. Chacune ne s'exécute que lorsqu'un membre du personnel la sollicite, ou, pour la réceptionniste téléphonique, lorsqu'un appel arrive, et chacune n'envoie à Anthropic, le fournisseur du modèle mentionné ci-dessus, que ce dont la requête a besoin :

• Rédaction de notes : les notes ou la dictée du vétérinaire, et les renseignements de base sur l'animal (espèce, race, âge, sexe, allergies et ordonnances en cours). Jamais le nom ni les coordonnées du propriétaire, et jamais les antécédents de l'animal.
• Résumé des antécédents : le dossier clinique de l'animal (visites, notes, vaccinations, résultats de laboratoire et ordonnances), pour rédiger un résumé destiné au personnel.
• Réponse suggérée : les messages récents de la conversation, le prénom du client, le nom, le numéro de téléphone et les heures d'ouverture de la clinique et, pour les animaux dont il est question dans la conversation, leur espèce, leurs visites récentes, leurs ordonnances en cours et les rappels de soins à venir, pour rédiger une réponse qu'un membre du personnel modifie ou rejette ensuite.
• Résumé de visite pour le propriétaire : les notes d'une visite, avec le nom et l'espèce de l'animal, pour rédiger un résumé en langage clair qu'un vétérinaire approuve avant que le propriétaire ne le voie.
• Importation de dossiers : le tableur, le document ou la photo qu'une clinique téléverse pour transférer ses dossiers dans PetGrid, afin que l'IA puisse lire les colonnes et les lignes. Les lignes concernant un animal dont le propriétaire a refusé l'IA sont retirées d'un tableur ou d'un fichier texte avant tout envoi; une photo ou un PDF est envoyé en entier, et la page d'importation le précise. Rien n'est enregistré avant que le personnel l'approuve.
• Bons de livraison : une photo de la facture ou du bordereau d'emballage d'un fournisseur, pour ajouter les articles à l'inventaire. Elle ne contient aucun renseignement sur les clients ni sur les patients.
• Mémoire de la clinique : la question posée et les entrées rédigées par la clinique (heures d'ouverture, services, prix, politiques). Elle ne lit pas les dossiers des patients.
• Réceptionniste téléphonique (AI Front Desk, une option payante) : les paroles de l'appelant transcrites pendant l'appel et la mémoire de la clinique, pour répondre; lorsque le numéro de l'appelant est au dossier, le prénom de l'appelant, le nom et l'espèce de ses animaux, et les heures et motifs de leurs prochaines visites, pour pouvoir fixer, déplacer ou annuler une visite; les plages de rendez-vous libres; après l'appel, la transcription, pour rédiger un court résumé destiné au personnel. Elle ne nomme jamais un animal dont le propriétaire a désactivé l'IA.
• Les fonctions d'IA destinées aux propriétaires d'animaux sont décrites ci-dessus, dans la section Pip, l'assistant de l'application.

22Désactiver l'IA

Un administrateur de la clinique peut désactiver les fonctions d'IA pour toute la clinique dans les Paramètres. Tant qu'elles sont désactivées, la rédaction de notes, les résumés d'antécédents, les réponses suggérées, les résumés de visite pour les propriétaires, l'importation de dossiers, les bons de livraison, la mémoire de la clinique et l'outil d'aide sur les symptômes n'envoient rien au modèle, et la réceptionniste téléphonique laisse les appels sonner à la clinique. La réceptionniste téléphonique est aussi une option payante distincte que la clinique active et désactive séparément.

Un propriétaire d'animal peut désactiver l'IA pour un animal en tout temps, à partir de l'application ou en le demandant à la clinique, qui l'inscrit au dossier de l'animal. Dès lors, les résumés d'antécédents, les réponses suggérées, les résumés de visite pour les propriétaires, les réponses rapides, l'outil d'aide sur les symptômes, les idées de la Boutique, la lecture de dossiers et les réponses de Pip tirées des papiers refusent de s'exécuter pour cet animal, et l'importation de dossiers retire les lignes de cet animal comme décrit ci-dessus. La rédaction de notes fonctionne toujours pour l'animal, parce qu'elle n'envoie que les mots du vétérinaire et les renseignements de base énumérés ci-dessus.

Tout ce que rédige l'IA est un brouillon : une personne le révise avant qu'il soit enregistré ou envoyé, et un vétérinaire approuve tout ce qui est communiqué à un propriétaire au sujet d'une visite.

Lorsqu'un membre du personnel dicte une note, son navigateur Web convertit la parole en texte. Certains navigateurs, dont Google Chrome, le font en envoyant l'audio à leur fabricant, à moins que l'appareil puisse le faire lui-même. PetGrid ne reçoit ni ne conserve jamais l'audio, seulement le texte qui en résulte.

Les dossiers cliniques et les dossiers des propriétaires d'animaux ne servent pas à entraîner des modèles d'IA, ni par nous ni par aucun de nos fournisseurs.

23Traitement des appels par l'IA

PetGrid a conçu un assistant téléphonique qu'une clinique peut choisir pour répondre à ses appels, et des appels de confirmation qui joignent ses clients au sujet de leurs prochains rendez-vous. Chacun ne fonctionne pour une clinique qu'une fois que cette clinique l'active et branche son numéro de téléphone. Cette section explique comment ils traitent les appelants et les personnes qu'ils appellent, afin qu'une clinique puisse décider avant de les activer.

Lorsque vous appelez une clinique qui l'utilise, votre appel peut être pris par un assistant IA agissant pour cette clinique, qui le dit au début. Si vous demandez si vous parlez à une personne, on vous répondra honnêtement que vous parlez à un assistant IA et on vous offrira de parler à un membre du personnel. Il ne prétend jamais être humain et ne donne aucun conseil médical : les appels urgents sont transférés à la clinique ou au numéro d'urgence choisi par la clinique.

Lorsqu'un appel de confirmation vous joint, il dit d'abord qu'il appelle pour la clinique, n'appelle que pendant les heures permises par les règles canadiennes sur le télémarketing, et laisse un message vocal sans aucun détail médical si vous ne répondez pas. Ces appels n'utilisent aucune IA. Si vous demandez à ne plus être appelé, vous ne serez plus appelé pour les confirmations.

L'enregistrement des appels est désactivé à moins que la clinique ne l'active. S'il est activé, on vous dit au début de l'appel qu'il peut être enregistré, et l'enregistrement est supprimé après 90 jours. Si l'enregistrement est désactivé, l'audio de l'appel n'est pas conservé.

Une transcription et un court résumé de l'appel sont stockés dans le compte PetGrid de la clinique, pour que son personnel puisse voir ce qui a été demandé et ce qui a été fait. Votre numéro de téléphone sert à vous reconnaître si vous êtes déjà client de la clinique. Ces renseignements font partie des dossiers de la clinique : la clinique est le responsable du traitement et PetGrid est son sous-traitant, comme décrit au début de la présente politique; toute question à leur sujet devrait donc d'abord être adressée à la clinique.

Les fournisseurs dont dépend l'assistant figurent dans la liste ci-dessus : Twilio achemine l'appel, Deepgram (par l'intermédiaire de Twilio) convertit en texte les paroles de l'appelant, Anthropic rédige les réponses et le résumé, et Google Cloud Text-to-Speech les prononce.

24Témoins

PetGrid utilise des témoins pour vous garder connecté (déposés par Clerk), pour mémoriser votre langue, la dernière clinique que vous avez choisie et d'autres réglages semblables, et, pour Inviter mon vétérinaire, les cliniques que vous avez demandées avant de vous connecter. Lorsqu'une personne ouvre un lien de dossiers ou de recommandation, un témoin mémorise pendant 12 heures le nom et la clinique qu'elle a saisis. Le site Web dépose un témoin indiquant votre pays, déduit de votre adresse IP, pour afficher les prix dans la bonne devise. Ces témoins sont essentiels : le site et les applications en ont besoin pour fonctionner, ils sont donc toujours actifs.

Les témoins d'analyse sont facultatifs et utilisés sur le site Web (petgrid.vet) seulement. Si vous choisissez « Accepter l'analyse » dans le bandeau des témoins, le site Web charge Google Analytics 4, qui dépose ses propres témoins (nommés _ga) pour compter les visites et les pages que les gens lisent. Nous désactivons les signaux Google et la personnalisation des annonces, nous ne diffusons aucune annonce, et Google Analytics ne conserve pas les adresses IP. Si vous choisissez « Refuser », ou ne faites aucun choix, Google Analytics ne se charge pas et ne dépose aucun témoin. Si votre navigateur envoie Global Privacy Control ou Do Not Track, nous le traitons comme un refus. Votre choix est conservé sur votre appareil pendant 12 mois, et nous vous le redemandons plus tôt si cette politique change la façon dont nous utilisons l'analyse. Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec « Paramètres des témoins » au bas de chaque page; désactiver l'analyse supprime les témoins de Google Analytics.

Vercel Analytics, qui compte les pages vues sur le site Web et dans les applications, ne dépose aucun témoin. La console de la clinique et l'application pour propriétaires ne chargent ni Google Analytics ni aucun témoin publicitaire ou de pistage.

25Vos droits

Selon l'endroit où vous vivez, vous pouvez avoir le droit de demander une copie de vos renseignements, de les faire corriger ou supprimer, de retirer un consentement, de vous opposer à leur utilisation ou de la restreindre, et de les recevoir dans un format portable.

Un propriétaire d'animal peut faire une grande partie de cela dans l'application : télécharger tout ce qu'il conserve, voir et arrêter chaque partage, désactiver l'IA pour un animal, désactiver les textos, les courriels et les notifications, et supprimer ses dossiers et son compte. Un client d'une clinique PetGrid peut télécharger ses données à partir de l'application (le lien dure 7 jours) et demander à la clinique de fermer son compte chez elle.

Lorsque PetGrid est le responsable du traitement, écrivez à petgrid@petgrid.vet. Lorsque nous sommes le sous-traitant d'une clinique, ce qui couvre presque tout ce qui est clinique, veuillez vous adresser à cette clinique, et nous l'aiderons à vous répondre.

Nous répondrons à une demande dans un délai de 30 jours, et nous vous dirons si nous avons besoin de plus de temps et pourquoi.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca), qui surveille la façon dont les organisations du secteur privé traitent les renseignements personnels en Ontario en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Si vous vivez dans une province qui a sa propre loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ou à l'extérieur du Canada, vous pouvez aussi porter plainte auprès de l'autorité de l'endroit où vous vivez.

26Enfants

PetGrid s'adresse aux cliniques vétérinaires et aux propriétaires d'animaux adultes. Il ne vise pas les enfants, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements à leur sujet. Si vous croyez qu'un enfant nous a donné des renseignements, écrivez-nous et nous les supprimerons.

27Modifications et coordonnées

Nous mettrons à jour la présente politique à mesure que le produit évolue, et la date en haut de la page indiquera quand. Lorsqu'une modification est importante, nous en informerons par courriel les cliniques concernées et les propriétaires d'animaux qui ont un compte.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de PetGrid est Andres David Fonseca, qui répond de la façon dont PetGrid traite les renseignements personnels. Pour toute question sur la présente politique ou toute préoccupation relative à la vie privée : petgrid@petgrid.vet, ou par la poste à 1000953036 Ontario Corp., faisant affaire sous le nom de PetGrid, une société ontarienne dont le siège social est situé au 7 Summerland Terrace West, bureau PH05, Etobicoke (Ontario) M9A 0B6, Canada.