Changer de logiciel
Passer à PetGrid
À quoi ressemble la première semaine, comment sortir vos dossiers du logiciel que vous utilisez maintenant, ce que PetGrid reprend exactement et ce qu'il laisse de côté, et comment votre équipe et vos clients y accèdent. Les deux importations sont gratuites, et rien n'est enregistré avant que vous ayez vu ce que contient le fichier.
Première semaine
Cinq étapes, dans cet ordre
Vous pouvez tout faire vous-même, à votre rythme, et vous arrêter puis reprendre à tout moment. L'ordre compte plus que le rythme : l'équipe avant l'historique des visites, et votre personnel avant vos clients.
Configurer la clinique
Un administrateur de la clinique se connecte, fixe les heures d'ouverture offertes aux clients, indique à quelle adresse courriel les réponses des clients doivent aller, et ajoute le logo et la couleur de la clinique pour l'application des propriétaires.
Inviter votre équipe
Invitez tout le monde à partir de la section Équipe, chacun avec son rôle : administrateur de la clinique, vétérinaire, TSA ou réception. Faites-le avant d'importer l'historique des visites, pour que les visites passées puissent être attribuées au vétérinaire qui a vu l'animal.
Transférer vos dossiers
Exportez vos clients et vos animaux de votre ancien logiciel, téléversez le fichier dans Paramètres, sous Importation, lisez ce que PetGrid a trouvé, et seulement ensuite enregistrez. Faites ensuite la même chose avec votre historique de visites.
Le personnel se connecte et l'essaie en situation réelle
Chaque personne se connecte et parcourt la liste de vérification ci-dessous. Fixez quelques vrais rendez-vous dans PetGrid pendant que l'ancien logiciel est encore là pour vérifier des renseignements.
Inviter vos clients
Quand l'équipe est à l'aise, commencez à inviter les propriétaires d'animaux à l'application. Inutile d'inviter tout le monde en même temps.
Gardez votre ancien logiciel jusqu'à ce que vous soyez sûr de vous. PetGrid n'exige pas qu'il soit fermé, et l'avoir sous la main pour vérifier des renseignements pendant les premières semaines ne vous coûte rien.
Sortir vos dossiers
Exportez deux fichiers de votre ancien logiciel
Un fichier des clients et des animaux, avec une ligne par animal et le propriétaire répété d'une ligne à l'autre. Un fichier des visites passées, avec une ligne par visite. C'est ainsi que les logiciels de gestion les exportent, et c'est ce que lit PetGrid.
Vous utilisez autre chose? Les clients et les animaux peuvent arriver dans un fichier Excel (.xlsx) ou un CSV avec n'importe quels en-têtes de colonnes : après le téléversement, vous associez chaque colonne à un champ PetGrid, et PetGrid fait la première proposition. Aucune exportation propre? Téléversez ce que vous avez au même endroit et l'IA de PetGrid le lit, y compris une liste de clients en PDF ou des photos de dossiers papier. Vous vérifiez chaque ligne avant que quoi que ce soit soit enregistré.
Ce que PetGrid importe
Les colonnes qu'il lit
Les en-têtes n'ont pas à correspondre exactement. Les majuscules, les espaces et la ponctuation sont ignorés, donc « Client Email » et « client_email » sont le même en-tête. Pour les clients et les animaux, vous pouvez associer vous-même n'importe quel en-tête à un champ, et les colonnes dont vous n'avez pas besoin sont ignorées : inutile de les supprimer.
| Colonne | En-têtes reconnus par PetGrid | Ce qu'il en fait |
|---|---|---|
| Nom de l'animal (obligatoire) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | La seule colonne dont le fichier ne peut pas se passer. Une ligne sans nom d'animal est ignorée. |
| Prénom du propriétaire | Owner first name, Client first name, First name, First | Chaque animal a besoin d'un propriétaire : un nom, une adresse courriel, ou les deux. |
| Nom de famille du propriétaire | Owner last name, Client last name, Last name, Last, Surname | Utilisé avec le prénom. |
| Nom du propriétaire, en une seule colonne | Owner name, Client name, Owner, Client | Lu seulement quand il n'y a pas de colonnes de prénom et de nom de famille. Le dernier mot devient le nom de famille. |
| Courriel | Email, Owner email, Client email, Email address, Mail | C'est ce qui permet de reconnaître un foyer de plusieurs animaux comme un seul propriétaire, et l'adresse où part l'invitation à l'application. |
| Téléphone | Phone, Owner phone, Client phone, Mobile, Telephone, Cell | Facultatif. Utilisé avec le nom pour reconnaître un propriétaire qui n'a pas d'adresse courriel. |
| Espèce | Species, Animal type, Type, Pet type | Facultatif. Un animal sans espèce est enregistré comme « Not recorded » et on vous indique lesquels. |
| Race | Breed, Pet breed | Facultatif. |
| Sexe | Sex, Gender, Pet sex | Facultatif. Les codes comme M, F, MN et FS sont compris, y compris si l'animal est stérilisé ou castré. |
| Date de naissance | Date of birth, DOB, Birth date, Birthday, Pet DOB | Facultatif. AAAA-MM-JJ est le plus sûr. Quand les dates d'un fichier peuvent se lire de deux façons, comme 03/04/2020, on vous demande si le fichier écrit le mois ou le jour en premier avant que quoi que ce soit soit enregistré. |
Les propriétaires sont reconnus par leur courriel, ou par leur nom et leur téléphone quand il n'y a pas de courriel; un foyer de quatre animaux arrive donc une seule fois avec les quatre. Un animal inscrit deux fois pour le même propriétaire est ignoré la deuxième fois. Toute personne déjà dans PetGrid reste telle quelle. Téléchargez le modèle clients et animaux pour voir la disposition.
| Colonne | En-têtes reconnus par PetGrid | Ce qu'il en fait |
|---|---|---|
| Nom de l'animal (obligatoire) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | Obligatoire. Comparé aux animaux déjà dans PetGrid; importez donc d'abord les clients et les animaux. |
| Date (obligatoire) | Date, Visit date, Appointment date, Date of visit, Date time | Obligatoire. AAAA-MM-JJ est le plus sûr, et la date peut aussi contenir l'heure, comme dans 2025-03-12 14:30. |
| Heure | Time, Visit time, Appointment time, Start time | Facultatif. 14:30 et 2:30 PM fonctionnent tous les deux. Une visite sans heure est classée à 9 h ce jour-là, dans le fuseau horaire de votre clinique. |
| Courriel du propriétaire | Email, Owner email, Client email, Email address | Facultatif, et fortement recommandé : c'est ce qui distingue deux chiens nommés Bailey. Sans lui, un nom d'animal partagé par deux foyers est laissé de côté plutôt que deviné. |
| Nom du propriétaire | Owner name, Client name, Owner, Client | Facultatif. Lu, mais la correspondance se fait sur le nom de l'animal et le courriel du propriétaire. |
| Motif | Reason, Type, Visit type, Appointment type, Service | Facultatif. Une visite sans motif est classée comme « Visit ». |
| Vétérinaire | Veterinarian, Vet, Doctor, DVM, Staff, Provider, Seen by | Facultatif. Si cette personne fait partie de votre équipe PetGrid, la visite lui est attribuée; invitez donc votre équipe avant d'importer l'historique. |
| Notes | Notes, Note, Summary, Description, Comments, History | Facultatif. Devient une entrée clinique au dossier, marquée comme importée et indiquant le clinicien d'origine. |
Chaque visite est classée comme un rendez-vous terminé au dossier de l'animal. Importer deux fois le même fichier n'ajoute rien en double. Téléchargez le modèle d'historique des visites pour voir la disposition.
Avant que quoi que ce soit soit enregistré
- Vous voyez chaque propriétaire et chaque animal que PetGrid a trouvés, et chaque ligne qu'il n'a pas pu lire, avec le numéro de ligne et la raison.
- Rien n'est écrit avant que vous appuyiez sur « Enregistrer ». Si l'aperçu semble incorrect, corrigez le fichier et téléversez-le de nouveau.
- Jusqu'à 2 000 lignes sont lues par fichier. Divisez une exportation plus grande et importez les parties l'une après l'autre.
Ce que PetGrid n'importe pas
- Les résultats de laboratoire, les ordonnances et l'historique des renouvellements.
- L'historique des factures et les paiements. Ce qu'un client doit encore est bel et bien repris, sous forme d'un seul solde d'ouverture par client.
- L'inventaire et les listes de prix.
- Les rappels. PetGrid établit les rappels de soins à partir de ce qui est consigné dans PetGrid, donc ils s'accumulent à mesure que vous l'utilisez.
- L'historique de poids, les pièces jointes et les images. Le poids actuel d'un animal est repris si votre fichier l'indique, et les photos de fiches papier ne sont lues que pour les renseignements sur le client et l'animal.
- Les rendez-vous à venir. Chaque ligne d'un fichier de visites est classée comme une visite terminée; exportez donc seulement les visites passées et fixez les rendez-vous à venir dans PetGrid.
- Les comptes du personnel et les accès des propriétaires. Votre équipe est invitée, et vos clients aussi, comme décrit ci-dessous.
Pour chaque membre du personnel
La liste de vérification de la première connexion
Dix minutes chacun, le premier jour. Il est plus rapide de découvrir une surprise maintenant que devant un client.
Les noms d'écrans de cette liste sont ceux de la console en français. Chaque personne choisit la langue de sa console dans « Votre profil ».
- Acceptez le courriel d'invitation et connectez-vous avec l'adresse à laquelle il a été envoyé.
- Vérifiez que votre nom est exact et que vous avez le rôle attendu. S'il manque un écran dont vous avez besoin, un administrateur de la clinique peut changer votre rôle dans la section Équipe.
- Ouvrez l'Agenda et regardez la journée et la semaine.
- À partir de l'Agenda, connectez Google Agenda, ou ajoutez le flux en lecture seule à Outlook ou au Calendrier d'Apple, si vous voulez voir vos rendez-vous dans le calendrier que vous utilisez déjà. Google Agenda se synchronise dans les deux sens : un rendez-vous déplacé là-bas se déplace aussi dans PetGrid; le flux en lecture seule ne fait que les afficher. Les nouveaux rendez-vous se prennent toujours dans PetGrid.
- Trouvez trois patients que vous connaissez bien et comparez leurs renseignements et leur historique de visites avec l'ancien logiciel.
- Fixez, déplacez et annulez un rendez-vous d'essai, pour que le premier vrai rendez-vous ne soit pas votre premier essai.
- Vétérinaires et TSA : rédigez une entrée clinique pour un patient d'essai et ajoutez-y un addenda, pour voir comment fonctionnent les corrections. Rien ne modifie une entrée une fois rédigée.
- Accueil : envoyez une invitation à l'application à un membre de l'équipe, pour savoir à quoi ressemble le courriel avant qu'un client pose la question.
Propriétaires d'animaux
Comment vos clients sont invités
Les propriétaires d'animaux peuvent s'inscrire d'eux-mêmes à l'application PetGrid gratuite, sans clinique. Ils se joignent à votre clinique quand ils acceptent votre invitation, et ne voient que leurs propres animaux.
- Les invitations sont envoyées à partir de la section Clients par le personnel de la réception ou un administrateur de la clinique, une personne à la fois : prénom, nom de famille et adresse courriel.
- Le courriel arrive au nom de votre clinique, pas de PetGrid, et les réponses vont à l'adresse de réponse de votre clinique.
- Le lien est valide 30 jours. S'il expire ou se perd, renvoyez-le à partir de la liste sur la même page.
- Utilisez la même adresse courriel que celle importée. Quand le propriétaire accepte, PetGrid le relie à la fiche que vous avez déjà, avec ses animaux et leur historique déjà en place, plutôt que de le faire repartir de zéro.
- L'importation n'envoie aucun courriel. Personne n'a de nouvelles de PetGrid avant que votre équipe l'invite.
- Dans l'application, ils peuvent consulter les dossiers de leurs animaux, demander des rendez-vous et des renouvellements, et écrire à la clinique. Chaque animal a aussi un réglage d'IA contrôlé par le propriétaire, activé à moins qu'il ne l'exclue. Tant qu'il est activé, votre équipe peut utiliser l'IA sur le dossier de cet animal, y compris pour les résumés de visite en langage clair qu'un vétérinaire approuve avant que le propriétaire ne les voie. La rédaction de notes à partir des notes du vétérinaire fonctionne dans tous les cas.
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Des questions sur le changement ? Demandez à Theo
Theo, l'assistant IA de PetGrid, aide toute clinique à faire le changement, du transfert de vos dossiers à ce qui est importé. Quand Theo ne peut pas répondre, quelqu'un de l'équipe PetGrid vous rappelle. Theo parle anglais.
Ou appelez Theo maintenant : (365) 217-9922
Ou écrivez à Theo sur WhatsApp
Sur un ordinateur? Scannez avec votre téléphone pour ouvrir WhatsApp.
Theo n'appelle que pendant les heures permises là où vous êtes : de 9 h à 21 h 30 en semaine, de 10 h à 18 h la fin de semaine. En dehors de ces heures, Theo appelle le matin du jour ouvrable suivant.
Bloqué sur une exportation?
Envoyez-nous les en-têtes du fichier, pas les données, et nous vous dirons ce que PetGrid en fera.