Nouveau · En déploiement à mesure que les numéros sont branchés
Fait partie de AI Front Desk
Des rendez-vous confirmés,sans composer un seul numéro
La réceptionniste IA de PetGrid appelle vos clients avant leurs rendez-vous et leur demande s'ils pourront toujours venir. Ils peuvent confirmer, annuler, demander une autre heure ou refuser les appels. Votre équipe voit comment chaque appel s'est passé, et personne à l'accueil ne passe la matinée à parcourir une liste.
Besoin de plus de temps ? Nous le prolongeons.
Pourquoi ça vaut la peine
Moins d'absences, et une matinée plus calme
Moins d'absences
On appelle les propriétaires avant la visite pour leur demander s'ils pourront toujours venir. Un rendez-vous qui serait manqué devient une annulation pendant qu'il reste du temps pour combler la plage.
Fini les matinées au téléphone
Personne à l'accueil ne passe la matinée à parcourir la liste du lendemain. Les appels sont faits, et votre équipe ne prend que ceux qui demandent une personne.
Chaque appel est consigné
Confirmé, annulé, veut une autre heure, sans réponse, ne veut plus être appelé : chaque résultat arrive là où votre équipe peut le voir.
- AssistantHi, this is the AI assistant for Riverside Veterinary. I'm calling to confirm Bramble's appointment on Thursday at 10:30 in the morning. Can you still make it?
- OwnerThursday's tricky now. Could we do later in the week?
- AssistantOf course. I can put you through to the front desk now to pick a new time, or take a message and they'll call you back. Which would you prefer?
- OwnerA message is fine. After three is best.
- AssistantGot it. I've passed that on, and someone from the clinic will call you after three. Thanks, and have a good day.
Comment ça fonctionne
Quatre étapes, et une seule vous revient
Votre clinique l'active
Une clinique abonnée à AI Front Desk active les appels de confirmation pour la clinique, et choisit la voix de la réceptionniste.
Elle appelle avant la visite
Avant un rendez-vous à venir, la réceptionniste appelle le propriétaire, à des heures convenables seulement. Elle dit d'emblée qu'elle est l'assistante IA de la clinique.
Le propriétaire répond avec ses propres mots
Le propriétaire confirme, annule, demande une autre heure ou demande à ne plus être appelé. Une demande de nouvelle heure va à votre équipe : l'appel est transféré à l'accueil, ou la réceptionniste prend un message.
Votre équipe voit ce qui s'est passé
Le résultat de chaque appel est visible par le personnel, y compris les appels restés sans réponse, pour que l'accueil sache exactement quels rendez-vous demandent encore une personne.
À l'autre bout du fil
Ce qu'entend le propriétaire
Un appel court et poli de votre clinique, qui dit clairement dès la première phrase qui appelle et pourquoi.
- Qui appelle, d'abord : le nom de la clinique, et qu'il s'agit de son assistante IA.
- De quel rendez-vous il s'agit, et une question simple : pourrez-vous toujours venir?
- Quatre réponses faciles : oui, annulez-le, j'ai besoin d'une autre heure, ou ne m'appelez plus à ce sujet.
- S'il veut une autre heure, le choix d'être transféré à l'accueil ou de laisser un message pour qu'on le rappelle.
- S'il manque l'appel, un court message vocal sans aucun détail médical.
Les appels se font en français canadien ou en anglais, selon le réglage de chaque ligne dans « Langues de la ligne ». Une ligne bilingue appelle le propriétaire en français s'il utilise PetGrid en français, et en anglais sinon. Les exemples de cette page sont en anglais.
Ce qui reste entre vos mains
Contrôles et mesures de protection
Activés ou désactivés, pour la clinique
Les appels de confirmation font partie de l'option et sont activés pour toute la clinique. Lorsqu'ils sont désactivés, aucun appel n'est fait.
La voix de votre clinique
La réceptionniste parle avec la voix naturelle choisie par votre clinique, la même que celle qui répond à votre téléphone.
Les changements d'heure reviennent à votre équipe
Une demande de nouvelle heure est confiée à une personne, soit par transfert en direct à l'accueil, soit par un message, et n'est jamais réglée à l'insu de votre équipe.
Chaque résultat, visible
Confirmé, annulé, changement demandé, message vocal laissé, appels refusés : chaque appel se termine par un résultat que votre personnel peut voir.
Les refus sont respectés
Un propriétaire qui demande à ne pas être appelé n'est plus appelé pour les confirmations.
Des heures convenables
Les appels se font à des heures convenables seulement, jamais tôt le matin ni tard le soir.
La même réceptionniste répond aussi à votre téléphone. Tout ce que fait l'IA dans PetGrid.
Les questions des cliniques
Ma clinique peut-elle utiliser les appels de confirmation aujourd'hui?
Pas encore. Les appels de confirmation sont construits, mais aucune clinique n'a encore sa ligne téléphonique branchée. Si vous voulez être parmi les premières, réservez une démo et dites-le-nous.
Les propriétaires sauront-ils qu'ils parlent à une IA?
Oui. Au début de chaque appel, elle dit qu'elle est l'assistante IA de la clinique, avant toute autre chose.
Est-il légal d'appeler des clients de cette façon?
Elle est conçue autour de ce que les règles sur les appels exigent habituellement : elle s'identifie et nomme la clinique au début de l'appel, n'appelle qu'à des heures convenables et respecte la demande d'un propriétaire de ne plus être appelé. Nous ne pouvons pas promettre qu'elle respecte toutes les règles qui s'appliquent à votre clinique, et rien ici ne constitue un avis juridique. En cas de doute sur vos propres obligations, consultez votre conseiller.
Que se passe-t-il si personne ne répond?
Elle laisse un court message vocal au sujet du rendez-vous à venir, sans aucun détail médical, et l'appel apparaît comme sans réponse pour que votre équipe fasse un suivi si elle le souhaite.
Et si le propriétaire veut une autre heure?
Elle offre de le transférer à votre accueil pour choisir une nouvelle heure, ou de prendre un message pour que votre équipe le rappelle. Dans les deux cas, la demande parvient à une personne.
Un propriétaire peut-il demander à ne pas être appelé?
Oui. Il peut le dire pendant l'appel, et il ne sera plus appelé pour les confirmations. Votre équipe voit qu'il a refusé les appels.
Combien ça coûte?
Les appels de confirmation font partie de l'option AI Front Desk; ce n'est pas un produit distinct. Son prix est publié sur la page des tarifs, avec une allocation mensuelle de minutes d'appel que les appels partagent avec la réceptionniste, et elle est gratuite pendant l'essai.
Soyez parmi les premières cliniques pour qui elle appelle
Les appels de confirmation sont en déploiement à mesure que les lignes des cliniques sont branchées. Réservez une démo et nous vous montrerons où en est la fonction.