Voici comment obtenir le dossier vétérinaire de votre animal : communiquez avec votre clinique par téléphone, par courriel ou en personne, dites quels documents il vous faut et où les envoyer, et demandez quand ils seront prêts. En Ontario, le College of Veterinarians of Ontario s'attend à ce qu'un transfert de dossier complet se fasse en deux jours ouvrables.
Cela semble simple, et c'est généralement le cas. Le plus difficile est de savoir quoi demander, pour recevoir les radiographies et les résultats de laboratoire et pas seulement un certificat de vaccination. Ce guide vous donne une liste de vérification, un message à copier et que faire si votre demande traîne.
Avant de demander : décidez ce qu'il vous faut
Commencez par la raison pour laquelle il vous faut le dossier, parce qu'elle change ce que vous demandez. Une pension veut une preuve de vaccination. Un nouveau vétérinaire veut tous les antécédents. Un spécialiste n'a peut-être besoin que de ce qui concerne un seul problème.
| Votre raison | Ce qu'il faut demander |
|---|---|
| Pension, garderie ou toilettage | Les certificats de vaccination, y compris le certificat antirabique signé |
| Changement de vétérinaire | Le dossier médical complet, y compris les résultats de laboratoire et l'imagerie |
| Un deuxième avis ou un spécialiste | Les documents sur ce problème, plus les vaccins et les médicaments actuels |
| Un voyage à l'étranger | Le certificat antirabique et le numéro de micropuce; demandez à votre vétérinaire s'il faut autre chose |
| Vos propres dossiers | Le dossier complet, pour que rien ne manque plus tard |
Comment obtenir le dossier vétérinaire de votre animal, étape par étape
- Trouvez la personne responsable des dossiers à votre clinique. L'accueil peut vous le dire, ou cherchez une adresse courriel pour les dossiers sur le site de la clinique.
- Faites la demande. En Ontario, une demande n'a pas à être faite par écrit, selon le CVO. Le courriel aide quand même, parce que vous avez une date et une copie.
- Dites exactement ce que vous voulez. Nommez l'animal, donnez sa date de naissance ou les détails de votre compte, et énumérez ce qu'il vous faut : le dossier complet, les résultats de laboratoire, les radiographies, les certificats de vaccination.
- Dites où l'envoyer. À vous, à une nouvelle clinique ou aux deux. Donnez le nom et le courriel de la nouvelle clinique si c'est elle qui le reçoit.
- Renseignez-vous sur les frais et le délai. En Ontario, des frais raisonnables de copie sont permis, mais les payer n'est pas une condition pour obtenir une copie en temps opportun.
- Vérifiez ce que vous recevez. Ouvrez les fichiers le jour même et assurez-vous que toutes les pages, tous les résultats et toutes les images y sont.
La phrase la plus utile : demandez le dossier médical complet, y compris les résultats de laboratoire et l'imagerie, pas seulement l'historique de vaccination.
Un message à copier
Modifiez les parties entre crochets et envoyez-le à votre clinique :
Bonjour, je suis le propriétaire de [nom de l'animal], [espèce], né le [date], au nom de [votre nom]. Pourriez-vous m'envoyer une copie du dossier médical complet de [nom de l'animal], y compris les résultats de laboratoire, l'imagerie et les certificats de vaccination? Veuillez l'envoyer à [votre courriel]. [Veuillez aussi en envoyer une copie à (nom de la nouvelle clinique) à (son courriel).] Pourriez-vous me dire quand je peux m'attendre à le recevoir, et s'il y a des frais? Merci.
Combien de temps cela prend-il, et y a-t-il des frais?
En Ontario, le CVO indique qu'un transfert de dossier complet devrait se faire en deux jours ouvrables, et qu'en cas d'urgence, les renseignements pertinents peuvent d'abord être communiqués par téléphone. Un vétérinaire peut exiger des frais raisonnables pour couvrir le matériel, le temps du personnel et l'affranchissement, et devrait vous en informer.
Le CVO précise aussi qu'un vétérinaire ne doit pas retenir un dossier à cause de sommes que vous devez, y compris si vous refusez de payer la copie. Les autres provinces et les États américains ont leurs propres règles, alors si vous vivez ailleurs, vérifiez auprès de l'ordre vétérinaire de votre province ou du conseil vétérinaire de votre État. Notre article sur à qui appartient le dossier médical de votre animal explique les droits qui sous-tendent tout cela.
Que faire si votre demande traîne?
- Faites un suivi par écrit. Répondez à votre premier courriel, pour que la date de votre demande soit claire.
- Demandez à parler au gestionnaire de la clinique. La plupart des retards viennent de la charge de travail, pas d'un refus.
- Demandez à votre nouvelle clinique de faire la demande. Les vétérinaires se demandent des dossiers tous les jours, et en Ontario, on s'attend à ce qu'un nouveau vétérinaire obtienne les antécédents pertinents dès que possible.
- Sachez où exprimer une préoccupation. En Ontario, le CVO traite les préoccupations au sujet des vétérinaires. Ailleurs, communiquez avec l'ordre de votre province ou le conseil de votre État.
Une fois reçus, gardez-les là où vous les retrouverez
Un PDF dans un vieux fil de courriels est difficile à retrouver au comptoir d'une pension. L'application PetGrid gratuite donne à chaque animal une seule page pour les vaccins, les médicaments, les allergies et les documents, peu importe le vétérinaire. Vous pouvez ajouter un PDF ou une photo d'un document et, si vous le choisissez, l'IA de l'application peut le lire et vous suggérer les vaccins et les médicaments qu'elle y trouve, à confirmer. Vous pouvez désactiver l'IA pour n'importe quel animal.
À partir de là, vous pouvez télécharger un carnet de vaccination en PDF avec un code QR, envoyer à un gardien un lien qui prend fin quand vous le décidez, ou donner à n'importe quel vétérinaire un code valide 24 heures. La page comment ça marche montre la configuration, et les questions sur les dossiers donnent les détails.
Si vous changez de clinique, lisez ensuite comment changer de vétérinaire sans perdre les dossiers.
Questions fréquentes
Comment demander le dossier de mon animal à mon vétérinaire?
Appelez, écrivez un courriel ou demandez à l'accueil, en précisant quels documents il vous faut et où les envoyer. Demandez le dossier médical complet si vous voulez tout, y compris les résultats de laboratoire et l'imagerie. Le courriel est utile parce que vous gardez une copie datée de votre demande.
De combien de temps un vétérinaire dispose-t-il pour envoyer le dossier de mon animal?
En Ontario, le CVO s'attend à un transfert de dossier complet en deux jours ouvrables. En cas d'urgence, les renseignements pertinents peuvent d'abord être communiqués par téléphone. Les autres provinces et les États américains ont leurs propres règles.
Mon vétérinaire peut-il me faire payer une copie du dossier?
En Ontario, oui, des frais raisonnables pour couvrir le coût de la copie sont permis. Le CVO indique que les payer n'est pas une condition pour obtenir la copie en temps opportun, et que les dossiers ne doivent pas être retenus pour des frais impayés.
Puis-je obtenir le carnet de vaccination de mon animal en ligne?
Certaines cliniques partagent les dossiers dans une application ou un portail client, alors demandez à la vôtre. Si ce n'est pas le cas, demandez les certificats de vaccination par courriel et gardez-les dans une application comme PetGrid, gratuite pour les propriétaires d'animaux et compatible avec n'importe quel vétérinaire.
Mon nouveau vétérinaire peut-il obtenir le dossier pour moi?
Oui. Votre nouvelle clinique peut le demander à l'ancienne, ce qui est courant. Donnez à la nouvelle clinique le nom de l'ancienne et les détails de votre compte, et demandez-lui de vous confirmer la réception du dossier.
En bref
Obtenir le dossier vétérinaire de votre animal tient en un court message : ce qu'il vous faut, où l'envoyer et pour quand. En cas de doute, demandez le dossier complet, vérifiez ce que vous recevez et gardez-le à un endroit que vous pouvez ouvrir sur votre téléphone.
L'application PetGrid est gratuite pour les propriétaires d'animaux et donne à vos dossiers un seul endroit où vivre, peu importe le vétérinaire.
Gardez les dossiers, les vaccins et les visites de votre animal dans un seul endroit sûr. L'application PetGrid est gratuite pour les propriétaires d'animaux, avec ou sans clinique.
Obtenir l'application PetGrid gratuiteSources
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