Cambio de sistema
Cambiarse a PetGrid
Cómo es la primera semana, cómo sacar sus historias del sistema que usa hoy, qué trae PetGrid exactamente y qué deja atrás, y cómo entran su equipo y sus clientes. Ambas importaciones son gratuitas, y no se guarda nada hasta que usted haya revisado lo que contiene el archivo.
Primera semana
Cinco pasos, en este orden
Puede hacerlo todo usted mismo, a su ritmo, y detenerse y retomar en cualquier momento. El orden importa más que el ritmo: el equipo antes que el historial de consultas, y su personal antes que sus clientes.
Configure la clínica
Un administrador inicia sesión, define los horarios que se ofrecen a los clientes, indica a qué correo deben llegar las respuestas de los clientes y agrega el logo y el color de la clínica para la app de los dueños.
Invite a su equipo
Invite a todos desde Team, cada uno con su rol: administrador, veterinario, técnico veterinario o recepción. Hágalo antes de importar el historial de consultas, para que las consultas pasadas puedan asignarse al veterinario que atendió a la mascota.
Traiga sus historias
Exporte sus clientes y mascotas del sistema anterior, suba el archivo en Settings, Import, lea lo que encontró PetGrid y solo entonces guarde. Luego haga lo mismo con su historial de consultas.
El personal entra y lo prueba con trabajo real
Cada persona inicia sesión y recorre la lista de verificación de abajo. Agende algunas citas reales en PetGrid mientras el sistema anterior sigue ahí para consultar.
Invite a sus clientes
Cuando el equipo se sienta cómodo, empiece a invitar a los dueños de mascotas a la app. No hace falta invitar a todos a la vez.
Conserve su sistema anterior hasta estar seguro. PetGrid no necesita que lo apague, y tenerlo a mano para consultar durante las primeras semanas no le cuesta nada.
Cómo sacar sus historias
Exporte dos archivos de su sistema anterior
Un archivo de clientes y mascotas, con una fila por mascota y el dueño repetido en cada fila. Un archivo de consultas pasadas, con una fila por consulta. Así es como los exportan los sistemas de gestión, y es lo que lee PetGrid.
¿Usa otro sistema? Los clientes y mascotas pueden llegar como archivo de Excel (.xlsx) o CSV con cualquier encabezado de columna: después de subirlo, usted asigna cada columna a un campo de PetGrid, y PetGrid hace la primera propuesta. ¿No tiene una exportación limpia? Suba lo que tenga en el mismo lugar y la IA de PetGrid lo lee, incluida una lista de clientes en PDF o fotos de fichas en papel. Usted revisa cada fila antes de guardar nada.
Lo que importa PetGrid
Las columnas que lee
Los encabezados no tienen que coincidir exactamente. Se ignoran mayúsculas, espacios y signos de puntuación, así que «Client Email» y «client_email» son el mismo encabezado. En clientes y mascotas puede asignar usted mismo cualquier encabezado a un campo, y las columnas que no necesita se ignoran, así que no hace falta borrarlas.
| Columna | Encabezados que reconoce PetGrid | Qué pasa con ella |
|---|---|---|
| Nombre de la mascota (obligatoria) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | La única columna que el archivo no puede omitir. Una fila sin nombre de mascota se omite. |
| Nombre del dueño | Owner first name, Client first name, First name, First | Cada mascota necesita un dueño: un nombre, un correo electrónico o ambos. |
| Apellido del dueño | Owner last name, Client last name, Last name, Last, Surname | Se usa junto con el nombre. |
| Nombre del dueño, en una sola columna | Owner name, Client name, Owner, Client | Solo se lee cuando no hay columnas de nombre y apellido. La última palabra se toma como apellido. |
| Correo electrónico | Email, Owner email, Client email, Email address, Mail | Es lo que permite reconocer como un solo dueño a un hogar con varias mascotas, y la dirección a la que va la invitación a la app. |
| Teléfono | Phone, Owner phone, Client phone, Mobile, Telephone, Cell | Opcional. Se usa junto con el nombre para identificar a un dueño que no tiene correo electrónico. |
| Especie | Species, Animal type, Type, Pet type | Opcional. Una mascota sin especie se guarda como «Not recorded» y se le indica cuáles. |
| Raza | Breed, Pet breed | Opcional. |
| Sexo | Sex, Gender, Pet sex | Opcional. Se entienden códigos como M, F, MN y FS, incluido si la mascota está esterilizada o castrada. |
| Fecha de nacimiento | Date of birth, DOB, Birth date, Birthday, Pet DOB | Opcional. AAAA-MM-DD es lo más seguro. Cuando las fechas de un archivo pueden leerse de dos maneras, como 03/04/2020, se le pregunta si el archivo escribe primero el mes o el día antes de guardar nada. |
Los dueños se identifican por correo electrónico, o por nombre y teléfono cuando no hay correo, así que un hogar con cuatro mascotas llega una sola vez con las cuatro. Una mascota que aparece dos veces para el mismo dueño se omite la segunda vez. Quien ya esté en PetGrid no se toca. Descargue la plantilla de clientes y mascotas para ver el formato.
| Columna | Encabezados que reconoce PetGrid | Qué pasa con ella |
|---|---|---|
| Nombre de la mascota (obligatoria) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | Obligatoria. Se busca entre las mascotas que ya están en PetGrid, así que importe primero los clientes y las mascotas. |
| Fecha (obligatoria) | Date, Visit date, Appointment date, Date of visit, Date time | Obligatoria. AAAA-MM-DD es lo más seguro, y puede incluir también la hora, como en 2025-03-12 14:30. |
| Hora | Time, Visit time, Appointment time, Start time | Opcional. Funcionan tanto 14:30 como 2:30 PM. Una consulta sin hora se registra a las 9:00 de ese día, en la zona horaria de su clínica. |
| Correo del dueño | Email, Owner email, Client email, Email address | Opcional, y muy recomendable: es lo que distingue a dos perros llamados Bailey. Sin él, un nombre de mascota que comparten dos hogares se deja fuera en lugar de adivinarse. |
| Nombre del dueño | Owner name, Client name, Owner, Client | Opcional. Se lee, pero la coincidencia se hace por nombre de mascota y correo del dueño. |
| Motivo | Reason, Type, Visit type, Appointment type, Service | Opcional. Una consulta sin motivo se registra como «Visit». |
| Veterinario | Veterinarian, Vet, Doctor, DVM, Staff, Provider, Seen by | Opcional. Si esa persona está en su equipo de PetGrid, la consulta se le asigna, así que invite a su equipo antes de importar el historial. |
| Notas | Notes, Note, Summary, Description, Comments, History | Opcional. Se convierte en una entrada clínica en la historia, marcada como importada y con el nombre del profesional original. |
Cada consulta se registra como una cita completada en la historia de esa mascota. Cargar el mismo archivo dos veces no duplica nada. Descargue la plantilla de historial de consultas para ver el formato.
Antes de guardar nada
- Usted ve cada dueño y cada mascota que encontró PetGrid, y cada fila que no pudo leer, con el número de fila y el motivo.
- No se escribe nada hasta que usted presiona Guardar. Si la vista previa no se ve bien, corrija el archivo y vuelva a subirlo.
- Se leen hasta 2,000 filas por archivo. Divida una exportación más grande e importe las partes una tras otra.
Lo que PetGrid no importa
- Resultados de laboratorio, recetas e historial de renovaciones.
- El historial de facturas y los pagos. Lo que un cliente aún debe sí se trae, como un solo saldo inicial por cliente.
- Inventario y listas de precios.
- Recordatorios y avisos de control. PetGrid calcula los recordatorios de cuidado a partir de lo que se registra en PetGrid, así que se van acumulando con el uso.
- Historial de peso, adjuntos e imágenes. El peso actual de una mascota se trae si su archivo lo tiene, y de las fotos de fichas en papel solo se leen los datos del cliente y la mascota.
- Citas futuras. Cada fila de un archivo de consultas se registra como consulta completada, así que exporte solo las consultas pasadas y agende en PetGrid lo que viene.
- Cuentas del personal y accesos de los dueños. Su equipo recibe una invitación, y sus clientes también, como se explica abajo.
Para cada miembro del personal
La lista del primer inicio de sesión
Diez minutos cada uno, el primer día. Es más rápido encontrar una sorpresa ahora que delante de un cliente.
Los nombres de pantallas de esta lista (Team, Schedule, Settings) aparecen como en la consola en inglés. Cada persona puede cambiar la consola a español en su perfil.
- Acepte el correo de invitación e inicie sesión con la dirección a la que se envió.
- Compruebe que su nombre sea correcto y que tenga el rol que espera. Si falta una pantalla que necesita, un administrador puede cambiar su rol desde Team.
- Abra Schedule y mire el día de hoy y esta semana.
- Desde Schedule, conecte Google Calendar, o agregue el calendario de solo lectura a Outlook o Apple Calendar, si quiere ver sus citas en el calendario que ya usa. Google Calendar se sincroniza en ambos sentidos, así que una cita movida allí también se mueve en PetGrid; el calendario de solo lectura solo las muestra. Las citas nuevas se siguen agendando en PetGrid.
- Busque tres pacientes que conozca bien y compare sus datos e historial de consultas con el sistema anterior.
- Agende, mueva y cancele una cita de prueba, para que la primera cita real no sea la primera.
- Veterinarios y técnicos: escriban una entrada clínica en un paciente de prueba y agréguenle una adenda, para ver cómo funcionan las correcciones. Nada edita una entrada una vez escrita.
- Recepción: envíe una invitación a la app a alguien del equipo, para saber cómo se ve el correo antes de que pregunte un cliente.
Dueños de mascotas
Cómo se invita a sus clientes
Los dueños de mascotas pueden registrarse por su cuenta en la app gratuita de PetGrid, sin clínica. Se conectan con su clínica cuando aceptan su invitación, y solo ven sus propias mascotas.
- Las invitaciones las envía desde Clients el personal de recepción o un administrador, una persona a la vez: nombre, apellido y correo electrónico.
- El correo llega con el nombre de su clínica, no de PetGrid, y las respuestas van a la dirección de respuesta de su clínica.
- El enlace funciona durante 30 días. Si vence o se pierde, vuelva a enviarlo desde la lista en la misma página.
- Use el mismo correo que importó. Cuando el dueño acepta, PetGrid lo conecta con la ficha que usted ya tiene, con sus mascotas e historial ya cargados, en lugar de hacerlo empezar desde cero.
- Importar nunca envía correos a nadie. Nadie recibe nada de PetGrid hasta que su equipo lo invita.
- En la app pueden ver las historias de sus mascotas, solicitar citas, pedir renovaciones y escribirle a la clínica. Cada mascota tiene además un ajuste de IA que controla el dueño, activado salvo que la excluya. Mientras está activado, su equipo puede usar la IA con la historia de esa mascota, incluidos los resúmenes de consulta en lenguaje sencillo que un veterinario aprueba antes de que los vea el dueño. La redacción de notas a partir de las notas del propio veterinario funciona en cualquier caso.
Cambiar a PetGrid
¿Preguntas sobre el cambio? Pregúntele a Theo
Theo, el asistente de IA de PetGrid, ayuda a cualquier clínica con el cambio, desde pasar sus registros hasta qué se importa. Cuando Theo no puede responder, alguien del equipo de PetGrid le devuelve la llamada. Theo habla en inglés.
O llame a Theo ahora: (365) 217-9922
O escriba a Theo por WhatsApp
¿Está en una computadora? Escanee con su teléfono para abrir WhatsApp.
Theo solo llama en el horario permitido donde usted está: de 9:00 a 21:30 entre semana y de 10:00 a 18:00 los fines de semana. Fuera de ese horario, Theo llama la mañana del siguiente día laborable.
¿Tiene problemas con una exportación?
Envíenos los encabezados del archivo, no los datos, y le diremos cómo los va a interpretar PetGrid.