Migração
Como migrar para o PetGrid
Como é a primeira semana, como tirar os seus dados do sistema que você usa hoje, exatamente o que o PetGrid traz e o que fica para trás, e como a sua equipe e os seus clientes entram. As duas importações são grátis, e nada é salvo antes de você ver o que o arquivo contém.
Primeira semana
Cinco passos, nesta ordem
Você mesmo pode fazer tudo, no seu ritmo, parando e retomando quando quiser. A ordem importa mais que o ritmo: a equipe antes do histórico de consultas, e a equipe antes dos clientes.
Configure a clínica
Um administrador entra, define os horários de atendimento oferecidos aos clientes, informa para qual e-mail as respostas dos clientes devem ir e adiciona o logo e a cor da clínica para o app dos tutores.
Convide a sua equipe
Convide todos pela área Team, cada um com a sua função: administrador, veterinário, técnico veterinário ou recepção. Faça isso antes de importar o histórico de consultas, para que as consultas antigas possam ser atribuídas ao veterinário que atendeu o pet.
Traga os seus dados
Exporte clientes e pets do sistema antigo, envie o arquivo em Settings, Import, veja o que o PetGrid encontrou e só então salve. Depois faça o mesmo com o histórico de consultas.
A equipe entra e testa no trabalho real
Cada pessoa entra e segue a lista abaixo. Marque algumas consultas reais no PetGrid enquanto o sistema antigo ainda está lá para consulta.
Convide os seus clientes
Quando a equipe estiver à vontade, comece a convidar os tutores para o app. Não é preciso convidar todo mundo de uma vez.
Mantenha o sistema antigo até ter certeza. O PetGrid não precisa que ele seja desligado, e tê-lo para consultar nas primeiras semanas não custa nada.
Tirando os dados do sistema antigo
Exporte dois arquivos do sistema antigo
Um arquivo de clientes e pets, com uma linha por pet e o tutor repetido nas linhas. Um arquivo de consultas passadas, com uma linha por consulta. É assim que os sistemas de gestão exportam, e é isso que o PetGrid lê.
Usa outro sistema? Clientes e pets podem vir num arquivo Excel (.xlsx) ou num CSV com quaisquer cabeçalhos: depois do envio, você associa cada coluna a um campo do PetGrid, e o PetGrid dá o primeiro palpite. Não tem uma exportação limpa? Envie o que tiver no mesmo lugar e a IA do PetGrid lê, inclusive uma lista de clientes em PDF ou fotos de fichas em papel. Você confere cada linha antes de salvar.
O que o PetGrid importa
As colunas que ele lê
Os cabeçalhos não precisam ser idênticos. Maiúsculas, espaços e pontuação são ignorados, então “Client Email” e “client_email” são o mesmo cabeçalho. Para clientes e pets, você pode associar qualquer cabeçalho a um campo, e as colunas que você não precisa são ignoradas, então não é preciso apagá-las.
| Coluna | Cabeçalhos que o PetGrid reconhece | O que acontece com ela |
|---|---|---|
| Nome do pet (obrigatória) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | A única coluna sem a qual o arquivo não funciona. Uma linha sem nome do pet é ignorada. |
| Nome do tutor | Owner first name, Client first name, First name, First | Cada pet precisa de um tutor: um nome, um e-mail ou os dois. |
| Sobrenome do tutor | Owner last name, Client last name, Last name, Last, Surname | Usado junto com o nome. |
| Nome do tutor, numa só coluna | Owner name, Client name, Owner, Client | Só é lido quando não há colunas de nome e sobrenome. A última palavra vira o sobrenome. |
| Email, Owner email, Client email, Email address, Mail | É por ele que uma casa com vários pets é reconhecida como um único tutor, e é para ele que vai o convite do app. | |
| Telefone | Phone, Owner phone, Client phone, Mobile, Telephone, Cell | Opcional. Usado com o nome para identificar um tutor sem e-mail. |
| Espécie | Species, Animal type, Type, Pet type | Opcional. Um pet sem espécie é salvo como "Not recorded" e você é avisado de quais são. |
| Raça | Breed, Pet breed | Opcional. |
| Sexo | Sex, Gender, Pet sex | Opcional. Códigos como M, F, MN e FS são entendidos, inclusive se o pet é castrado. |
| Data de nascimento | Date of birth, DOB, Birth date, Birthday, Pet DOB | Opcional. AAAA-MM-DD é o mais seguro. Quando as datas de um arquivo podem ser lidas de dois jeitos, como 03/04/2020, o PetGrid pergunta se o mês ou o dia vem primeiro antes de salvar. |
Os tutores são identificados pelo e-mail, ou pelo nome e telefone quando não há e-mail, então uma casa com quatro pets chega uma vez só, com os quatro. Um pet listado duas vezes para o mesmo tutor fica de fora na segunda. Quem já está no PetGrid não é alterado. Baixe o modelo de clientes e pets para ver o formato.
| Coluna | Cabeçalhos que o PetGrid reconhece | O que acontece com ela |
|---|---|---|
| Nome do pet (obrigatória) | Pet name, Patient name, Animal name, Pet, Patient, Animal | Obrigatória. Comparada com os pets já cadastrados no PetGrid, então importe clientes e pets primeiro. |
| Data (obrigatória) | Date, Visit date, Appointment date, Date of visit, Date time | Obrigatória. AAAA-MM-DD é o mais seguro, e pode incluir o horário, como em 2025-03-12 14:30. |
| Horário | Time, Visit time, Appointment time, Start time | Opcional. 14:30 e 2:30 PM funcionam. Uma consulta sem horário é registrada às 9:00 do dia, no fuso horário da sua clínica. |
| E-mail do tutor | Email, Owner email, Client email, Email address | Opcional, e muito recomendado: é o que distingue dois cães chamados Bailey. Sem ele, um nome de pet que aparece em duas casas fica de fora em vez de ser adivinhado. |
| Nome do tutor | Owner name, Client name, Owner, Client | Opcional. É lido, mas a correspondência é feita pelo nome do pet e pelo e-mail do tutor. |
| Motivo | Reason, Type, Visit type, Appointment type, Service | Opcional. Uma consulta sem motivo é registrada como "Visit". |
| Veterinário | Veterinarian, Vet, Doctor, DVM, Staff, Provider, Seen by | Opcional. Se essa pessoa estiver na sua equipe no PetGrid, a consulta é atribuída a ela, então convide a equipe antes de importar o histórico. |
| Notas | Notes, Note, Summary, Description, Comments, History | Opcional. Vira uma entrada clínica no prontuário, marcada como importada e com o nome do profissional original. |
Cada consulta é registrada como uma consulta concluída no prontuário do pet. Importar o mesmo arquivo duas vezes não duplica nada. Baixe o modelo de histórico de consultas para ver o formato.
Antes de salvar qualquer coisa
- Você vê cada tutor e pet que o PetGrid encontrou, e cada linha que ele não conseguiu ler, com o número da linha e o motivo.
- Nada é gravado até você clicar em salvar. Se a prévia parecer errada, corrija o arquivo e envie de novo.
- São lidas até 2.000 linhas por arquivo. Divida uma exportação maior e importe as partes uma depois da outra.
O que o PetGrid não importa
- Resultados de exames, receitas e histórico de renovações.
- O histórico de faturas e os pagamentos. O que um cliente ainda deve vem, sim, como um único saldo inicial por cliente.
- Estoque e tabelas de preços.
- Lembretes e retornos. O PetGrid calcula os lembretes de cuidados a partir do que é registrado nele, então eles se formam com o uso.
- Histórico de peso, anexos e imagens. O peso atual do pet vem se o arquivo tiver, e fotos de fichas em papel são lidas só para os dados de clientes e pets.
- Consultas futuras. Cada linha de um arquivo de consultas é registrada como consulta concluída, então exporte só as consultas passadas e marque as próximas no PetGrid.
- Contas da equipe e acessos dos tutores. A sua equipe e os seus clientes são convidados, como descrito abaixo.
Para cada membro da equipe
A lista do primeiro acesso
Dez minutos por pessoa, no primeiro dia. É mais rápido descobrir uma surpresa agora do que na frente de um cliente.
Os nomes das telas aparecem como no sistema em inglês (Team, Schedule, Settings, Clients). Cada pessoa pode mudar o sistema para português no próprio perfil.
- Aceite o e-mail de convite e entre com o endereço para o qual ele foi enviado.
- Confira se o seu nome está certo e se você tem a função esperada. Se faltar uma tela de que você precisa, um administrador pode mudar a sua função em Team.
- Abra Schedule e veja o dia de hoje e a semana.
- Em Schedule, conecte o Google Calendar, ou adicione o feed somente leitura ao Outlook ou ao Apple Calendar, se quiser as consultas no calendário que você já usa. O Google Calendar sincroniza nos dois sentidos, então uma consulta movida lá também muda no PetGrid; o feed somente leitura só as mostra. As consultas novas continuam sendo marcadas no PetGrid.
- Encontre três pacientes que você conhece bem e confira os dados e o histórico de consultas com o sistema antigo.
- Marque, remarque e cancele uma consulta de teste, para que a primeira real não seja a primeira.
- Veterinários e técnicos: escrevam uma entrada clínica num paciente de teste e acrescentem um adendo, para ver como funcionam as correções. Nada edita uma entrada depois de escrita.
- Recepção: envie um convite do app para alguém da equipe, para saber como é o e-mail antes que um cliente pergunte.
Tutores
Como os seus clientes são convidados
Os tutores podem se cadastrar sozinhos no app gratuito da PetGrid, sem clínica. Eles se conectam à sua clínica quando aceitam o seu convite, e veem só os próprios pets.
- Os convites são enviados em Clients pela recepção ou por um administrador, uma pessoa por vez: nome, sobrenome e e-mail.
- O e-mail sai com o nome da sua clínica, não do PetGrid, e as respostas vão para o endereço de resposta da clínica.
- O link vale por 30 dias. Se expirar ou se perder, envie de novo pela lista na mesma página.
- Use o mesmo e-mail que você importou. Quando o tutor aceita, o PetGrid o liga ao cadastro que você já tem, com os pets e o histórico, em vez de começar do zero.
- Importar nunca envia e-mail para ninguém. Ninguém recebe nada do PetGrid até a sua equipe convidar.
- No app, eles veem os prontuários dos pets, pedem consultas, pedem renovação de receitas e mandam mensagens para a clínica. Cada pet também tem uma configuração de IA que o tutor controla, ligada a menos que ele peça para deixá-lo de fora. Enquanto ela está ligada, sua equipe pode usar IA no prontuário daquele pet, inclusive nos resumos de consulta em linguagem simples que um veterinário aprova antes que o tutor veja. A redação de notas a partir das anotações do próprio veterinário funciona de qualquer forma.
Mudar para a PetGrid
Dúvidas sobre a mudança? Pergunte ao Theo
O Theo, assistente de IA da PetGrid, ajuda qualquer clínica com a mudança, de como trazer os seus registros ao que é importado. Quando o Theo não sabe responder, alguém da equipe da PetGrid liga de volta para você. O Theo fala em inglês.
Ou ligue para o Theo agora: (365) 217-9922
Ou mande uma mensagem ao Theo no WhatsApp
Está no computador? Escaneie com o celular para abrir o WhatsApp.
O Theo só liga no horário permitido onde você está: das 9:00 às 21:30 nos dias úteis e das 10:00 às 18:00 nos fins de semana. Fora desse horário, o Theo liga na manhã do próximo dia útil.
Travou numa exportação?
Mande para nós os cabeçalhos do arquivo, não os dados, e dizemos o que o PetGrid vai fazer com eles.