Finances et inventaireIA
La gestion des stocks vétérinaires qui compte pour vous
La gestion des stocks vétérinaires de PetGrid garde chaque médicament et produit avec ses lots et ses dates d'expiration, et retire le stock de lui-même à mesure que vous facturez, prescrivez et traitez.
Chaque changement de quantité a un motif et un nom derrière lui, et l'IA peut lire la facture d'un fournisseur pour en faire votre réception, que vous vérifiez.
Comment ça fonctionne
Comment ça fonctionne, étape par étape
Préparez votre stock
Ajoutez des articles à partir d'un catalogue de départ, d'un modèle CSV ou à la main, avec leur seuil de commande et leur prix.
Recevez les livraisons
Recevez chaque livraison avec ses lots et ses dates d'expiration, saisis à la main ou lus par l'IA dans la facture du fournisseur et vérifiés par votre équipe.
Utilisez-le en travaillant
Les factures, ordonnances, traitements d'hospitalisation et dossiers d'anesthésie retirent le stock au fur et à mesure, en commençant par ce qui expire le plus tôt.
Comptez et corrigez
Faites un inventaire, voyez les écarts et radiez ce qui a expiré. Chaque mouvement garde son motif.
Ce que vous pouvez faire
Ce que vous pouvez en faire
Garder chaque article avec son unité, sa quantité en main, son seuil de commande, son prix unitaire, son DIN et un indicateur de substance contrôlée.
Suivre les lots avec leur numéro, leur date d'expiration et leur coût unitaire, avec un avertissement 60 jours avant l'expiration et une radiation pour les lots expirés.
Recevoir une livraison, faire un inventaire qui montre les écarts, ou importer des articles à partir d'un modèle CSV.
Retirer le stock automatiquement quand un article figure sur une facture, une ordonnance, un traitement d'hospitalisation ou un dossier d'anesthésie.
Voir pourquoi chaque quantité a changé : reçu, délivré, ajusté ou perdu, par qui, et pour quel patient ou quelle facture.
Alimenter le registre des drogues contrôlées avec les articles contrôlés, avec un solde courant.
Voir le nombre d'articles en stock bas et de lots qui expirent sur le tableau de bord.
Modifier le nom, l'unité, le seuil de commande et le prix de liste d'un article en tout temps; seul un administrateur de la clinique change un prix, et chaque changement est consigné.
L'IA dans cette fonction
Comment l'IA aide, et qui décide
Lit une facture ou un bordereau d'expédition de fournisseur pour en faire des lignes de réception; votre équipe vérifie chaque association avant d'appuyer sur « Recevoir ».
Ce que fait l'IA
- Lit une facture ou un bordereau d'expédition de fournisseur (un PDF ou une photo, jusqu'à 10 pages) pour en faire des lignes de réception.
- Associe chaque ligne à un article de votre stock, avec sa quantité, son lot et sa date d'expiration quand le document les indique.
Ce que vous décidez
Votre équipe voit chaque ligne que l'IA a associée à votre stock, en change n'importe laquelle, et rien n'est ajouté tant que quelqu'un n'appuie pas sur « Recevoir ».
Comment la désactiver
Elle ne s'exécute que lorsque quelqu'un lui demande de lire un document. Un administrateur peut désactiver l'IA pour toute la clinique dans les Paramètres, sous « Fonctions d'IA de cette clinique », et la réception à la main fonctionne de la même façon.
Bon à savoir
Ce qu'elle ne fait pas (encore)
- Créez des bons de commande pour les fournisseurs et recevez les livraisons complètes ou partielles en stock avec lots et dates de péremption, le coût de chaque article suivant sa dernière livraison; l'envoi des bons par courriel aux fournisseurs n'est pas encore offert.
- Les cliniques de plusieurs sites peuvent activer les stocks par site, avec des transferts entre sites; les lots restent communs à toute la clinique.
- Le stock bas s'affiche sur le tableau de bord; une fois par jour, les administrateurs de la clinique reçoivent un courriel qui liste les articles tombés au niveau de réapprovisionnement ou sous celui-ci durant la dernière journée; il n'y a pas d'alerte par téléphone.
Questions fréquentes
PetGrid déduit-il le stock automatiquement?
Oui. Le stock baisse de lui-même quand un article est ajouté à une ligne de facture, qu'une ordonnance est délivrée, qu'un traitement d'hospitalisation est coché ou qu'un médicament est donné dans un dossier d'anesthésie. Chaque changement est un mouvement que vous pouvez retracer.
PetGrid suit-il les numéros de lot et les dates d'expiration?
Chaque lot garde son numéro, sa date d'expiration et son coût. PetGrid avertit 60 jours avant l'expiration d'un lot, délivre d'abord celui qui expire le plus tôt, et vous permet de radier un lot expiré en une seule étape.
L'IA peut-elle lire la facture de mon fournisseur?
Oui, si vous le voulez : prenez une photo ou téléversez le PDF de la facture du fournisseur et l'IA en fait des lignes de réception associées à votre stock. Votre équipe vérifie et change les lignes avant d'appuyer sur « Recevoir ».
Comment les drogues contrôlées sont-elles suivies?
Les articles marqués comme contrôlés alimentent un registre de chaque mouvement, reçu, délivré, perdu et ajusté, avec un solde courant et un téléchargement CSV. Voir ordonnances et drogues contrôlées.
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Un stock avec lots et dates d'expiration, retiré à mesure que vous facturez, prescrivez et traitez, et une IA qui lit les factures de fournisseurs pour que vous les vérifiiez.