Cómo cambiar de software veterinario sin perder datos: guía práctica

¿Qué implica realmente cambiar de software veterinario?

Cambiar de software veterinario implica cinco pasos en un orden fijo: configurar la clínica, invitar al equipo, traer los historiales, dejar que el personal lo pruebe con trabajo real y solo entonces invitar a los clientes. El orden importa más que el ritmo.

1. Configure la clínica. Un administrador de la clínica define el horario de atención, la dirección de respuesta para los correos a clientes, y el logotipo y el color de la app para dueños.
2. Invite a su equipo. Cada persona recibe un rol: administrador, veterinario, técnico veterinario o recepción. Hágalo antes de importar el historial de consultas, para que las consultas pasadas puedan asignarse al veterinario que atendió a la mascota.
3. Traiga sus historiales. Primero clientes y mascotas, luego el historial de consultas y después el historial de vacunas. Cada archivo se previsualiza antes de guardar nada.
4. Pruébelo con trabajo real. Cada persona inicia sesión, revisa pacientes que conoce y agenda algunas citas reales mientras el sistema anterior sigue disponible.
5. Invite a sus clientes. Cuando el equipo se sienta cómodo, empiece a invitar a los dueños de mascotas a la app para dueños. No hace falta invitar a todos a la vez.

Un administrador de la clínica puede hacerlo todo, al ritmo de la clínica, y detenerse y retomar en cualquier momento. Las dos importaciones principales son gratuitas.

¿Qué debe hacer antes de exportar algo?

Antes de exportar algo, lea su contrato actual y hágale dos preguntas a su proveedor: qué plazo de aviso aplica y en qué formatos puede exportar. Las respuestas marcan su calendario más que cualquier software.

• Revise el plazo de aviso. Muchos contratos se renuevan automáticamente o exigen aviso por escrito. No pudimos leer las condiciones contractuales de Cornerstone ni de AVImark en las páginas públicas de sus proveedores, así que pregunte.
• Pregunte qué puede exportar y cómo. CSV o Excel es lo que leen la mayoría de los importadores. Pregunte específicamente por clientes y pacientes, historial de consultas e historial de vacunas, y si las notas de consulta salen junto con las consultas.
• Planee mantener el sistema anterior en modo de solo lectura. No lo cancele el día en que se cambia. Manténgalo disponible para consultar resultados de laboratorio, facturas y datos más antiguos durante las primeras semanas, idealmente más tiempo.
• Elija una semana tranquila. La importación en sí es rápida; revisarla bien y lograr que el personal se sienta cómodo lleva algunos días.

Las conversiones hechas por el proveedor pueden tardar. Covetrus dice que su propia conversión de datos de AVImark tarda de 3 a 5 semanas para una primera pasada y de 1 a 2 días para la final. Capterra indica que la conversión de datos de IDEXX a Neo cuesta US$590, una cifra que IDEXX no publica. Con PetGrid, usted mismo realiza la importación y no paga nada por ella.

Qué importa PetGrid, archivo por archivo

PetGrid importa tres archivos: clientes y mascotas, historial de consultas e historial de vacunas. Cada uno se lee, se le muestra fila por fila junto con lo que no se pudo leer, y se guarda solo cuando usted presiona Guardar.

Archivo 1: clientes y mascotas. Una fila por mascota, con el dueño repetido en varias filas, en CSV o Excel. Los encabezados no tienen que coincidir exactamente: se ignoran mayúsculas, espacios y signos de puntuación, y usted puede asignar cualquier columna a un campo de PetGrid, con PetGrid haciendo la primera sugerencia. El nombre de la mascota es la única columna imprescindible del archivo. Los dueños se emparejan por correo electrónico, o por nombre y teléfono cuando no hay correo, así que un hogar con cuatro mascotas llega una sola vez. Una mascota que aparece dos veces para el mismo dueño se omite la segunda vez, y no se modifica a nadie que ya esté en PetGrid. Si su sistema anterior registra qué dueños aceptaron recibir correos de marketing, una columna opcional de consentimiento también puede traer ese dato.

Archivo 2: historial de consultas. Una fila por consulta, con encabezados parecidos a estos: Pet name, Owner email, Date, Time, Reason, Veterinarian, Notes. Cada consulta se registra como una cita completada en el expediente de la mascota. La nota se convierte en una entrada clínica marcada como importada, con el nombre del profesional original, y si ese veterinario forma parte de su equipo en PetGrid, la consulta se le asigna. Se recomienda mucho incluir el correo del dueño: sin él, un nombre de mascota que comparten dos hogares se omite en lugar de adivinarse. Cargar el mismo archivo dos veces no duplica nada.

Archivo 3: historial de vacunas. Una fila por vacuna aplicada, con la mascota, el dueño, la vacuna, la fecha de aplicación e idealmente la próxima fecha de vencimiento, el lote y el fabricante. Las vacunas importadas generan recordatorios de cuidados igual que una vacuna registrada en el expediente, a partir de la última dosis de cada vacuna. Una vacuna que ya está en el expediente no se agrega de nuevo, y una fecha de vencimiento igual o anterior a la fecha de aplicación se descarta con un aviso en lugar de guardarse mal.

¿No tiene una exportación limpia? Suba lo que tenga en el mismo lugar, y la IA de PetGrid lo lee, incluida una lista de clientes en PDF o fotos de expedientes en papel, solo para los datos de clientes y mascotas. Esto usa IA, así que funciona cuando la configuración de IA de la clínica está activada. Usted revisa cada fila antes de que se guarde nada.

No se escribe nada hasta que usted presiona Guardar. Si la vista previa se ve mal, corrija el archivo y vuelva a subirlo.

Dos límites que conviene conocer: se leen hasta 2,000 filas por archivo, así que divida una exportación más grande e importe las partes una tras otra; y cuando las fechas pueden leerse de dos maneras, como 03/04/2020, se le pregunta si el archivo escribe primero el mes o el día antes de guardar nada.

Lo que PetGrid no importa

PetGrid importa el historial de peso, los recordatorios de cuidados y el historial de recetas solo como historial, y las citas próximas sin recordatorios ni llamadas. No importa resultados de laboratorio, historial de facturas ni pagos, inventario (que tiene su propia importación de existencias) ni archivos adjuntos. No se importan las cuentas del personal ni los accesos de los dueños.

Las citas próximas se pueden importar por separado; cada fila de un archivo de historial de consultas se registra como consulta completada, así que deje las reservas futuras fuera de ese archivo. De las fotos de fichas en papel solo se leen los datos de clientes y mascotas, no el historial clínico.

¿Cómo comprobar que no se perdió nada?

Revise la vista previa antes de guardar y luego compare con el sistema anterior algunos pacientes que conozca bien. Unos minutos de revisión encuentran lo que un conteo resumido nunca encontrará.

• Lea la lista de filas que PetGrid no pudo leer, cada una con su número de fila y el motivo, y corrija el archivo en lugar de los registros.
• Compare el número de dueños y mascotas con lo que informa el sistema anterior.
• Busque tres pacientes que conozca bien y compare sus datos, historial de consultas y vacunas con el sistema anterior.
• Agende, mueva y cancele una cita de prueba, para que la primera real no sea la primera.
• Veterinarios y técnicos: escriban una entrada clínica en un paciente de prueba y agreguen una adenda, para ver cómo funcionan las correcciones. Una entrada guardada nunca se edita.

Mantenga disponible el sistema anterior mientras hace esto. PetGrid no necesita que lo apague, y tenerlo para consultar no le cuesta nada.

¿Puede volver a sacar sus datos de PetGrid?

Sí. Un administrador de la clínica puede descargar todo en cualquier momento desde Configuración como un solo archivo ZIP, y los historiales pertenecen a la clínica.

• Una hoja de cálculo (CSV) por cada tabla y un archivo de datos (JSON) con todo junto, más un README que explica el contenido.
• Un PDF del historial médico de cada paciente, de cada factura y nota de crédito emitida, y de cada formulario de consentimiento firmado y presupuesto aprobado.
• Los archivos guardados: los documentos e imágenes de cada mascota, y los informes de laboratorio.

La exportación de toda la clínica es solo para administradores, y PetGrid le pide confirmar su identidad antes de empezar. El historial completo de un solo paciente también puede entregarse con un clic, como página imprimible y como datos. Después de cancelar, los historiales se conservan durante 30 días, y la misma exportación puede descargarse o solicitarse gratis. Hay más información en las preguntas frecuentes sobre historiales y datos.

La pregunta que debe hacerle a cualquier proveedor antes de contratarlo es cómo se iría. La respuesta de PetGrid es un ZIP, en cualquier momento, desde Configuración.

¿Cómo se cambian sus clientes con usted?

Sus clientes se cambian con usted cuando su equipo los invita a la app para dueños, una persona a la vez, usando la misma dirección de correo que usted importó. La importación nunca envía correos a nadie. Los dueños de mascotas también pueden registrarse por su cuenta en la app gratuita, sin clínica, y se conectan con su clínica cuando aceptan su invitación.

Las invitaciones las envía desde Clientes el personal de recepción o un administrador de la clínica. El correo llega con el nombre de su clínica, las respuestas van a la dirección de respuesta de su clínica y el enlace funciona durante 30 días. Cuando el dueño acepta, PetGrid lo conecta con el historial que usted ya tiene, con sus mascotas y su historial, en lugar de empezar de cero. La app para dueños es gratuita para los dueños de mascotas, y una clínica en PetGrid la tiene con su propio nombre; vea la app para sus clientes.

Cómo cambiarse desde Cornerstone o AVImark

Si deja un sistema basado en servidor, las exportaciones suelen ser la parte conocida. Cornerstone puede exportar listas de clientes y pacientes a CSV, y AVImark exporta a CSV, ambos con una fila por mascota. Nuestros artículos sobre la alternativa a Cornerstone y la alternativa a AVImark comparan cada sistema con PetGrid de forma honesta, incluido dónde cada uno es la mejor opción, y explican el cambio paso a paso.

Preguntas frecuentes

Lea las preguntas y respuestas para clínicas

En resumen

Cambiar de software veterinario sin perder datos depende sobre todo de la honestidad y el orden: sepa qué pasa al nuevo sistema, conserve el anterior para lo que no pasa, revise pacientes que conoce y solo entonces invite a los clientes. Las importaciones de PetGrid son gratuitas, muestran cada fila antes de guardar, y la exportación le permite irse con todo en cualquier momento.

La forma más fácil de ver qué haría PetGrid con sus historiales es subir su propia exportación y leer la vista previa antes de guardar nada. Las preguntas comunes se responden en las preguntas frecuentes sobre el cambio.