Changer de logiciel vétérinaire sans perdre de données : un guide pratique

Que suppose réellement de changer de logiciel vétérinaire?

Changer de logiciel vétérinaire suppose cinq étapes dans un ordre fixe : configurer la clinique, inviter l'équipe, transférer les dossiers, laisser le personnel l'essayer en situation réelle, et seulement ensuite inviter les clients. L'ordre compte plus que le rythme.

1. Configurez la clinique. Un administrateur de la clinique définit les heures d'ouverture, l'adresse de réponse pour les courriels aux clients, ainsi que le logo et la couleur de l'application client.
2. Invitez votre équipe. Chacun reçoit un rôle : administrateur, vétérinaire, TSA ou réception. Faites-le avant d'importer l'historique des visites, pour que les visites passées puissent être attribuées au vétérinaire qui a vu l'animal.
3. Transférez vos dossiers. Les clients et les animaux d'abord, puis l'historique des visites, puis l'historique des vaccins. Chaque fichier est affiché en aperçu avant que quoi que ce soit soit enregistré.
4. Essayez-le en situation réelle. Chaque personne se connecte, vérifie des patients qu'elle connaît et prend quelques vrais rendez-vous pendant que l'ancien système est toujours là.
5. Invitez vos clients. Quand l'équipe est à l'aise, commencez à inviter les propriétaires d'animaux à l'application client. Inutile d'inviter tout le monde en même temps.

Un administrateur de la clinique peut tout faire, au rythme de la clinique, et s'arrêter puis reprendre à tout moment. Les deux importations principales sont gratuites.

Que faire avant d'exporter quoi que ce soit?

Avant d'exporter quoi que ce soit, relisez votre contrat actuel et posez deux questions à votre fournisseur : quel préavis s'applique, et dans quels formats pouvez-vous exporter. Les réponses déterminent votre échéancier plus que n'importe quel logiciel.

• Vérifiez le préavis. Beaucoup d'ententes se renouvellent automatiquement ou exigent un préavis écrit. Nous n'avons pas pu lire les conditions contractuelles de Cornerstone ou d'AVImark sur les pages publiques de leurs fournisseurs, alors demandez-les.
• Demandez ce que vous pouvez exporter, et comment. Le CSV ou Excel est ce que lisent la plupart des outils d'importation. Posez la question précisément pour les clients et les patients, l'historique des visites et l'historique des vaccins, et demandez si les notes de visite sortent avec les visites.
• Prévoyez de garder l'ancien système en lecture seule. N'annulez pas le jour du changement. Gardez-le accessible pour consulter les résultats de laboratoire, les factures et les détails plus anciens pendant les premières semaines, idéalement plus longtemps.
• Choisissez une semaine tranquille. L'importation elle-même est rapide; bien la vérifier et mettre le personnel à l'aise prend quelques jours.

Les conversions faites par les fournisseurs peuvent prendre du temps. Covetrus indique que sa propre conversion des données AVImark prend de 3 à 5 semaines pour une première passe et de 1 à 2 jours pour la passe finale. Capterra indique 590 $ US pour la conversion des données vers Neo par IDEXX, un chiffre qu'IDEXX ne publie pas. Avec PetGrid, vous faites l'importation vous-même et elle ne vous coûte rien.

Ce que PetGrid importe, fichier par fichier

PetGrid importe trois fichiers : clients et animaux, historique des visites et historique des vaccins. Chacun est lu, vous est présenté ligne par ligne avec tout ce qu'il n'a pas pu lire, et n'est enregistré que lorsque vous appuyez sur « Enregistrer ».

Fichier 1 : clients et animaux. Une ligne par animal, le propriétaire étant répété d'une ligne à l'autre, en CSV ou en Excel. Les en-têtes n'ont pas à correspondre exactement : les majuscules, les espaces et la ponctuation sont ignorés, et vous pouvez associer vous-même n'importe quelle colonne à un champ de PetGrid, PetGrid faisant la première proposition. Le nom de l'animal est la seule colonne dont le fichier ne peut se passer. Les propriétaires sont reconnus par leur courriel, ou par leur nom et leur téléphone en l'absence de courriel, si bien qu'un foyer de quatre animaux n'arrive qu'une fois. Un animal inscrit deux fois pour le même propriétaire est écarté la deuxième fois, et toute personne déjà dans PetGrid n'est pas touchée. Si votre ancien système note quels propriétaires ont accepté les courriels de marketing, une colonne facultative de consentement peut aussi reprendre cette information.

Fichier 2 : historique des visites. Une ligne par visite, avec des en-têtes proches de ceux-ci : Pet name, Owner email, Date, Time, Reason, Veterinarian, Notes. Chaque visite est classée comme un rendez-vous terminé au dossier de l'animal. La note devient une entrée clinique marquée comme importée, qui nomme le clinicien d'origine, et si ce vétérinaire fait partie de votre équipe PetGrid, la visite lui est attribuée. Le courriel du propriétaire est fortement recommandé : sans lui, un nom d'animal partagé par deux foyers est écarté plutôt que deviné. Importer deux fois le même fichier n'ajoute rien en double.

Fichier 3 : historique des vaccins. Une ligne par vaccin administré, avec l'animal, le propriétaire, le vaccin, la date d'administration et, idéalement, la prochaine date d'échéance, le lot et le fabricant. Les vaccins importés génèrent des rappels de soins de la même façon qu'un vaccin saisi au dossier, à partir du dernier vaccin de chaque type. Un vaccin déjà au dossier n'est pas ajouté de nouveau, et une date d'échéance égale ou antérieure à la date d'administration est écartée avec un avertissement plutôt qu'enregistrée de façon erronée.

Pas d'exportation propre? Téléversez ce que vous avez au même endroit, et l'IA de PetGrid le lit, y compris une liste de clients en PDF ou des photos de dossiers papier, pour les renseignements sur les clients et les animaux seulement. Cela utilise l'IA, donc il faut que le paramètre d'IA de la clinique soit activé. Vous vérifiez chaque ligne avant que quoi que ce soit soit enregistré.

Rien n'est écrit avant que vous appuyiez sur « Enregistrer ». Si l'aperçu semble erroné, corrigez le fichier et téléversez-le de nouveau.

Deux limites à connaître : jusqu'à 2 000 lignes sont lues par fichier, alors divisez une exportation plus grande et importez les parties l'une après l'autre; et quand des dates peuvent se lire dans les deux sens, comme 03/04/2020, on vous demande si le fichier écrit le mois ou le jour en premier avant que quoi que ce soit soit enregistré.

Ce que PetGrid n'importe pas

PetGrid importe l'historique du poids, les rappels de soins et l'historique des ordonnances uniquement à titre d'historique, et les rendez-vous à venir sans rappels ni appels. Il n'importe pas les résultats d'analyses, l'historique des factures ni les paiements, les stocks (qui ont leur propre importation) ni les pièces jointes. Les comptes du personnel et les identifiants des propriétaires ne sont pas importés.

Les rendez-vous à venir peuvent être importés séparément; chaque ligne d'un fichier d'historique des visites est classée comme une visite terminée, alors gardez les réservations futures hors de ce fichier. Les photos de fiches de dossier papier sont lues pour les renseignements sur les clients et les animaux seulement, pas pour l'historique clinique.

Comment vérifier que rien n'a été perdu?

Vérifiez l'aperçu avant d'enregistrer, puis comparez quelques patients que vous connaissez bien avec l'ancien système. Quelques minutes de vérification révèlent ce qu'un simple décompte ne montrera jamais.

• Lisez la liste des lignes que PetGrid n'a pas pu lire, chacune avec son numéro de ligne et la raison, et corrigez le fichier plutôt que les dossiers.
• Comparez le nombre de propriétaires et d'animaux avec ce qu'indique l'ancien système.
• Trouvez trois patients que vous connaissez bien et vérifiez leurs renseignements, leur historique de visites et leurs vaccins par rapport à l'ancien système.
• Prenez, déplacez et annulez un rendez-vous d'essai, pour que le premier vrai rendez-vous ne soit pas le premier tout court.
• Vétérinaires et TSA : rédigez une entrée clinique pour un patient d'essai et ajoutez-y un addenda, pour voir comment fonctionnent les corrections. Une entrée enregistrée n'est jamais modifiée.

Gardez l'ancien système accessible pendant ce temps. PetGrid n'exige pas qu'il soit éteint, et le garder pour y consulter des renseignements ne vous coûte rien.

Pouvez-vous récupérer vos données de PetGrid?

Oui. Un administrateur de la clinique peut tout télécharger en tout temps à partir des Paramètres, en un seul fichier ZIP, et les dossiers appartiennent à la clinique.

• Une feuille de calcul (CSV) pour chaque table, et un fichier de données (JSON) qui regroupe le tout, plus un fichier README qui en explique le contenu.
• Un PDF du dossier médical de chaque patient, de chaque facture et note de crédit émise, et de chaque formulaire de consentement signé et estimation approuvée.
• Les fichiers stockés : les documents et les photos de chaque animal, et les rapports de laboratoire.

L'exportation de toute la clinique est réservée aux administrateurs, et PetGrid vous demande de confirmer que c'est bien vous avant de la lancer. Le dossier complet d'un seul patient peut aussi être transmis en un clic, sous forme de page imprimable et de données. Après l'annulation, les dossiers sont conservés 30 jours, et la même exportation peut être téléchargée ou demandée gratuitement. Plus de détails dans la FAQ sur les dossiers et les données.

La question à poser à tout fournisseur avant de vous engager, c'est comment vous partiriez. La réponse de PetGrid : un ZIP, en tout temps, à partir des Paramètres.

Comment vos clients vous suivent-ils?

Vos clients vous suivent quand votre équipe les invite à l'application client, une personne à la fois, avec la même adresse courriel que celle que vous avez importée. L'importation n'envoie jamais de courriel à personne. Les propriétaires d'animaux peuvent aussi s'inscrire d'eux-mêmes à l'application gratuite, sans clinique, et se joignent à votre clinique quand ils acceptent votre invitation.

Les invitations sont envoyées à partir de la section Clients par le personnel de la réception ou un administrateur de la clinique. Le courriel est envoyé au nom de votre clinique, les réponses vont à l'adresse de réponse de votre clinique, et le lien reste valide 30 jours. Quand le propriétaire accepte, PetGrid le relie au dossier que vous avez déjà, avec ses animaux et leur historique, plutôt que de le faire repartir de zéro. L'application client est gratuite pour les propriétaires d'animaux, et une clinique sur PetGrid l'obtient à son propre nom; voir l'application pour vos clients.

Quitter Cornerstone ou AVImark

Si vous quittez un système sur serveur, les exportations sont généralement la partie familière. Cornerstone peut exporter les listes de clients et de patients en CSV, et AVImark exporte en CSV, les deux avec une ligne par animal. Nos articles sur les solutions de rechange à Cornerstone et les solutions de rechange à AVImark comparent honnêtement chaque système avec PetGrid, y compris là où chacun est le meilleur choix, et décrivent le changement étape par étape.

Questions fréquentes

Lire les questions et réponses pour les cliniques

En bref

Changer de logiciel vétérinaire sans perdre de données est surtout une question d'honnêteté et d'ordre : savoir ce qui est repris, garder l'ancien système pour ce qui ne l'est pas, vérifier des patients que vous connaissez, et seulement ensuite inviter les clients. Les importations de PetGrid sont gratuites, affichent chaque ligne en aperçu avant l'enregistrement, et l'exportation vous permet de partir avec tout, en tout temps.

La façon la plus simple de voir ce que PetGrid ferait de vos dossiers est de téléverser votre propre exportation et de lire l'aperçu avant d'enregistrer quoi que ce soit. Les questions courantes trouvent réponse dans la FAQ sur le changement de logiciel.