Como migrar de software veterinário sem perder dados: um guia prático

O que significa, na prática, migrar de software veterinário?

Migrar de software veterinário envolve cinco etapas em uma ordem fixa: configurar a clínica, convidar a equipe, trazer os prontuários, deixar a equipe testar com trabalho real e só então convidar os clientes. A ordem importa mais do que o ritmo.

1. Configure a clínica. Um administrador da clínica define o horário de funcionamento, o endereço de resposta dos e-mails aos clientes e o logo e a cor do app para tutores.
2. Convide a sua equipe. Cada pessoa recebe uma função: administrador, veterinário, técnico ou recepção. Faça isso antes de importar o histórico de consultas, para que as consultas antigas possam ser atribuídas ao veterinário que atendeu o pet.
3. Traga os seus prontuários. Primeiro clientes e pets, depois o histórico de consultas, depois o histórico de vacinas. Cada arquivo é exibido em uma prévia antes de qualquer coisa ser salva.
4. Teste com trabalho real. Cada pessoa entra, confere pacientes que conhece e agenda algumas consultas reais enquanto o sistema antigo ainda está lá.
5. Convide os seus clientes. Quando a equipe estiver à vontade, comece a convidar os tutores para o app. Não é preciso convidar todos de uma vez.

Um administrador da clínica pode fazer tudo isso, no ritmo da própria clínica, e parar e retomar a qualquer momento. As duas importações principais são grátis.

O que fazer antes de exportar qualquer coisa?

Antes de exportar qualquer coisa, leia o seu contrato atual e faça duas perguntas ao fornecedor: qual é o prazo de aviso prévio e em quais formatos você pode exportar. As respostas definem o seu cronograma mais do que qualquer software.

• Confira o aviso prévio. Muitos contratos se renovam automaticamente ou exigem aviso por escrito. Não conseguimos ler as condições contratuais do Cornerstone ou do AVImark nas páginas públicas dos fornecedores, então pergunte.
• Pergunte o que você pode exportar, e como. CSV ou Excel é o que a maioria dos importadores lê. Pergunte especificamente sobre clientes e pacientes, histórico de consultas e histórico de vacinas, e se as anotações das consultas saem junto com as consultas.
• Planeje manter o sistema antigo só para leitura. Não cancele no dia da mudança. Mantenha-o disponível para consultar resultados de exames, faturas e detalhes mais antigos nas primeiras semanas, de preferência por mais tempo.
• Escolha uma semana tranquila. A importação em si é rápida; conferir direito e deixar a equipe à vontade leva alguns dias.

As conversões feitas pelos fornecedores podem levar tempo. A Covetrus diz que a sua própria conversão de dados do AVImark leva de 3 a 5 semanas para uma primeira etapa e de 1 a 2 dias para a final. O Capterra lista a conversão de dados da IDEXX para o Neo em US$590, um valor que a IDEXX não publica. Com o PetGrid, você mesmo faz a importação e não paga nada por ela.

O que o PetGrid importa, arquivo por arquivo

O PetGrid importa três arquivos: clientes e pets, histórico de consultas e histórico de vacinas. Cada um é lido, mostrado a você linha por linha junto com o que não pôde ser lido, e salvo só quando você clica em salvar.

Arquivo 1: clientes e pets. Uma linha por pet, com o tutor repetido nas linhas, em CSV ou Excel. Os cabeçalhos não precisam bater exatamente: maiúsculas, espaços e pontuação são ignorados, e você pode associar qualquer coluna a um campo do PetGrid, com o PetGrid dando o primeiro palpite. O nome do pet é a única coluna sem a qual o arquivo não funciona. Os tutores são identificados pelo e-mail, ou pelo nome e telefone quando não há e-mail, então uma família com quatro pets chega uma vez só. Um pet listado duas vezes para o mesmo tutor fica de fora na segunda vez, e quem já está no PetGrid não é alterado. Se o seu sistema antigo registra quais tutores aceitaram receber e-mails de marketing, uma coluna opcional de consentimento também pode trazer isso.

Arquivo 2: histórico de consultas. Uma linha por consulta, com cabeçalhos parecidos com estes: Pet name, Owner email, Date, Time, Reason, Veterinarian, Notes. Cada consulta é registrada como uma consulta concluída na ficha do pet. A anotação vira um registro clínico marcado como importado, com o nome do clínico original, e se esse veterinário estiver na sua equipe no PetGrid a consulta é atribuída a ele. O e-mail do tutor é muito recomendado: sem ele, um nome de pet compartilhado por duas famílias fica de fora em vez de ser adivinhado. Rodar o mesmo arquivo duas vezes não duplica nada.

Arquivo 3: histórico de vacinas. Uma linha por dose, com o pet, o tutor, a vacina, a data de aplicação e, de preferência, a próxima data prevista, o lote e o fabricante. As doses importadas geram lembretes de cuidado da mesma forma que uma dose lançada na ficha, a partir da dose mais recente de cada vacina. Uma dose que já está na ficha não é adicionada de novo, e uma data prevista igual ou anterior à data de aplicação é descartada com um aviso em vez de ser salva errada.

Sem uma exportação limpa? Envie o que você tiver no mesmo lugar, e a IA do PetGrid lê, inclusive uma lista de clientes em PDF ou fotos de fichas em papel, só para dados de clientes e pets. Isso usa IA, então funciona quando a configuração de IA da clínica está ativada. Você confere cada linha antes de qualquer coisa ser salva.

Nada é gravado até você clicar em salvar. Se a prévia parecer errada, corrija o arquivo e envie de novo.

Dois limites que vale conhecer: até 2.000 linhas são lidas por arquivo, então divida uma exportação maior e importe as partes uma depois da outra; e quando as datas podem ser lidas dos dois jeitos, como 03/04/2020, você responde se o arquivo escreve primeiro o mês ou o dia antes de qualquer coisa ser salva.

O que o PetGrid não importa

O PetGrid importa histórico de peso, lembretes de cuidados e histórico de receitas apenas como histórico, e consultas futuras sem lembretes nem chamadas. Não importa resultados de exames, histórico de faturas nem pagamentos, estoque (que tem sua própria importação) nem anexos. Contas da equipe e logins dos tutores não são importados.

Consultas futuras podem ser importadas separadamente; cada linha de um arquivo de histórico de consultas é registrada como consulta concluída, então mantenha agendamentos futuros fora desse arquivo. Fotos de fichas em papel são lidas só para dados de clientes e pets, não para histórico clínico.

Como conferir que nada se perdeu?

Confira a prévia antes de salvar e depois compare alguns pacientes que você conhece bem com o sistema antigo. Alguns minutos de conferência encontram o que uma contagem resumida nunca vai encontrar.

• Leia a lista de linhas que o PetGrid não conseguiu ler, cada uma com o número da linha e o motivo, e corrija o arquivo, não os prontuários.
• Compare a quantidade de tutores e pets com o que o sistema antigo informa.
• Escolha três pacientes que você conhece bem e confira os dados, o histórico de consultas e as vacinas deles com o sistema antigo.
• Agende, remarque e cancele uma consulta de teste, para que a primeira consulta real não seja a primeira.
• Veterinários e técnicos: escrevam um registro clínico em um paciente de teste e acrescentem um adendo, para ver como funcionam as correções. Um registro salvo nunca é editado.

Mantenha o sistema antigo disponível enquanto faz isso. O PetGrid não precisa que ele seja desligado, e tê-lo para consultas não custa nada.

Dá para tirar os seus dados do PetGrid depois?

Sim. Um administrador da clínica pode baixar tudo a qualquer momento em Configurações, em um único arquivo ZIP, e os prontuários pertencem à clínica.

• Uma planilha (CSV) para cada tabela e um arquivo de dados (JSON) com tudo junto, mais um README explicando o conteúdo.
• Um PDF do prontuário de cada paciente, de cada fatura e nota de crédito emitida e de cada termo de consentimento assinado e orçamento aprovado.
• Os arquivos armazenados: os documentos e as fotos de cada pet e os laudos de exames.

A exportação da clínica inteira é só para administradores, e o PetGrid pede que você confirme que é você mesmo antes de começar. O prontuário completo de um único paciente também pode ser liberado com um clique, como página para imprimir e como dados. Depois do cancelamento, os prontuários são guardados por 30 dias, e a mesma exportação pode ser baixada ou pedida sem custo. Mais sobre isso nas perguntas sobre prontuários e dados.

A pergunta a fazer a qualquer fornecedor antes de entrar é como você sairia. A resposta do PetGrid é um ZIP, a qualquer momento, em Configurações.

Como os seus clientes vêm junto?

Os seus clientes vêm junto quando a sua equipe os convida para o app para tutores, uma pessoa de cada vez, usando o mesmo e-mail que você importou. A importação nunca envia e-mail para ninguém. Os tutores também podem se cadastrar sozinhos no app gratuito, sem clínica, e se conectam à sua clínica quando aceitam o seu convite.

Os convites são enviados em Clientes pela recepção ou por um administrador da clínica. O e-mail sai com o nome da sua clínica, as respostas vão para o endereço de resposta da clínica e o link vale por 30 dias. Quando o tutor aceita, o PetGrid o conecta ao cadastro que você já tem, com os pets e o histórico lá, em vez de começar do zero. O app para tutores é grátis para os tutores, e uma clínica no PetGrid o recebe com o próprio nome; veja o app para os seus clientes.

Migrar do Cornerstone ou do AVImark

Se você está saindo de um sistema baseado em servidor, as exportações costumam ser a parte conhecida. O Cornerstone pode exportar listas de clientes e pacientes em CSV, e o AVImark exporta em CSV, ambos com uma linha por pet. Os nossos artigos de alternativa ao Cornerstone e de alternativa ao AVImark comparam cada sistema com o PetGrid com honestidade, inclusive onde cada um é a melhor escolha, e explicam a mudança passo a passo.

Perguntas frequentes

Leia as perguntas e respostas para clínicas

Em resumo

Migrar de software veterinário sem perder dados é, acima de tudo, uma questão de honestidade e ordem: saiba o que vem junto, mantenha o sistema antigo para o que não vem, confira pacientes que você conhece e só então convide os clientes. As importações do PetGrid são grátis, mostram cada linha em uma prévia antes de salvar, e a exportação permite que você saia com tudo a qualquer momento.

O jeito mais fácil de ver o que o PetGrid faria com os seus prontuários é enviar a sua própria exportação e ler a prévia antes de salvar qualquer coisa. As dúvidas mais comuns estão respondidas nas perguntas sobre migração.