Recepção e clientesIA
Software de agendamento veterinário que preenche o seu dia
O software de agendamento veterinário da PetGrid é a agenda compartilhada da clínica: o dia de cada veterinário em uma só tela, tipos de consulta com duração e preço de referência próprios, agendamento online no app dos seus clientes, lista de espera, sincronização nos dois sentidos com o Google Agenda e um link somente leitura para o Outlook.
A recepção agenda em poucos cliques, os tutores agendam sozinhos quando você deixa, e um horário cancelado é oferecido à lista de espera automaticamente.
Como funciona
Como funciona, passo a passo
Configure os tipos de consulta e os horários
Em Configurações, adicione os seus tipos de consulta (duração, cor, intervalo, preço de referência, quem atende) e o horário de trabalho de cada veterinário, por unidade.
Agende pela recepção ou online
A recepção busca o tutor, escolhe o pet, o tipo de consulta e o veterinário, e a consulta é confirmada na hora. Os tutores podem agendar no app se você ativar.
Confirme e lembre
O tutor recebe uma confirmação e, na véspera, um lembrete por e-mail (e SMS, se concordou), com links para confirmar ou alterar.
Conduza o dia
No dia, faça o check-in do paciente, comece a nota e a fatura a partir da consulta, e marque-a como concluída. Um cancelamento oferece o horário à lista de espera.
O que você pode fazer
O que você pode fazer com ele
Ver o dia com uma coluna por veterinário, a semana com as consultas de cada dia e o status, coloridas por serviço, ou o mês inteiro, filtrado por unidade e por pessoa.
Agendar pela recepção buscando o nome, o e-mail, o telefone do tutor ou o nome do pet, e depois escolher o pet, o tipo de consulta, a unidade e o veterinário.
Definir tipos de consulta com duração, cor, intervalo de limpeza, preço de referência e a equipe que os atende, inclusive consultas urgentes e por vídeo.
Deixar os tutores agendarem online no app grátis da PetGrid, por tipo de consulta, com pedidos que você confirma ou agendamentos que se confirmam sozinhos.
Fazer o check-in, concluir, marcar falta, cancelar ou remarcar; o tutor recebe um e-mail quando uma consulta é cancelada ou remarcada.
Manter uma lista de espera que oferece um horário liberado a até cinco tutores compatíveis; quem confirmar primeiro fica com ele.
Bloquear horários de uma pessoa, de uma unidade ou da clínica inteira, uma vez ou toda semana.
Sincronizar as consultas de cada pessoa nos dois sentidos com o Google Agenda, ou assinar no Outlook ou em qualquer outro app de calendário com um link somente leitura.
A IA neste recurso
Como a IA ajuda, e quem decide
A agenda não tem IA própria; o complemento AI Front Desk pode agendar, remarcar e confirmar consultas por telefone, na mesma agenda.
O que a IA faz
- Com o complemento AI Front Desk, atende o telefone, encontra um horário livre e agenda, remarca ou cancela uma consulta para um cliente que ele identificou.
- Faz ligações de confirmação na véspera da consulta: diz primeiro que é uma IA, e o tutor aperta 1 para confirmar ou 2 para cancelar.
- Anota um recado quando quem liga precisa de algo que ele não pode fazer; o recado cai no Chat da sua equipe.
O que você decide
A sua equipe decide quais tipos de consulta o AI Front Desk pode agendar ou remarcar por telefone, e pode desligar o agendamento por telefone. Tudo o que ele agenda cai na mesma agenda que a sua recepção vê, marcado como agendado por telefone.
Como desativar
A agenda em si não tem IA. A parte do telefone é o complemento pago AI Front Desk: pause-o, coloque-o em modo de teste ou libere a linha em Configurações, e a agenda funciona exatamente igual.
Bom saber
O que ele (ainda) não faz
- A visão semanal mostra uma unidade ou todas, como as visões do dia e do mês; a visão do dia tem uma coluna por pessoa e a do mês mostra o mês inteiro.
- Salas e equipamentos podem ser reservados com uma consulta, e cada sala recebe uma consulta por vez.
- Hospedagem e banho e tosa são pedidos que a sua recepção aceita ou recusa; eles não entram na agenda.
- O Outlook e o Apple Calendar podem assinar um link somente leitura; a sincronização nos dois sentidos é só com o Google Agenda.
Perguntas frequentes
Os tutores podem agendar consultas online com a PetGrid?
Sim, se você ativar: os tutores agendam no app grátis da PetGrid, para os tipos de consulta que você marca como disponíveis online, nas unidades que aceitam agendamentos e dentro do horário de funcionamento. Uma consulta pode chegar como um pedido que a sua equipe confirma, ou se confirmar sozinha, conforme o tipo de consulta.
A PetGrid sincroniza com o Google Agenda ou o Outlook?
A PetGrid sincroniza as consultas de cada membro da equipe nos dois sentidos com o Google Agenda: mova o evento lá e a consulta se move na PetGrid, mas apagá-lo lá não cancela a consulta. O Outlook, o Apple Calendar e outros apps podem assinar um link somente leitura.
Como a lista de espera preenche uma consulta cancelada?
Quando uma consulta é cancelada, a lista de espera oferece o horário por e-mail ou SMS a até cinco tutores cujas preferências combinam. A oferta dura quatro horas e o primeiro tutor que confirmar fica com a consulta.
A PetGrid envia lembretes de consulta?
Os tutores recebem um e-mail na véspera da consulta, com links Confirmar e Alterar se você ativá-los, e também um SMS quando o SMS está ativado e o tutor concordou. Com o complemento AI Front Desk, a PetGrid também pode ligar na véspera. Veja lembretes.
Posso agendar consultas por vídeo?
Sim. Uma consulta por vídeo usa um link que você cola, o link padrão da sua clínica ou uma sala que a PetGrid cria para ela, e o tutor aceita antes um termo de consentimento de telemedicina. Os tutores entram pelo app, com o botão disponível 15 minutos antes da consulta. A equipe vê se o tutor aceitou os termos da consulta por vídeo. As chamadas abrem em uma nova aba e o PetGrid não grava consultas por vídeo.
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