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Le logiciel de prise de rendez-vous vétérinaire qui remplit votre journée
Le logiciel de prise de rendez-vous vétérinaire de PetGrid est le calendrier partagé de la clinique : la journée de chaque vétérinaire en une seule vue, des types de visite avec leur propre durée et prix indicatif, la réservation en ligne dans l'application de vos clients, une liste d'attente, la synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et un lien en lecture seule pour Outlook.
L'accueil réserve en quelques clics, les propriétaires réservent eux-mêmes quand vous le permettez, et une plage annulée est offerte d'elle-même à la liste d'attente.
Comment ça fonctionne
Comment ça fonctionne, étape par étape
Préparez les types de visite et les heures
Dans les Paramètres, ajoutez vos types de visite (durée, couleur, battement, prix indicatif, qui les prend) et les heures de travail de chaque vétérinaire, par emplacement.
Réservez à l'accueil ou en ligne
L'accueil cherche le propriétaire, choisit l'animal, le type de visite et le vétérinaire, et la visite est confirmée tout de suite. Les propriétaires peuvent réserver dans leur application si vous l'activez.
Confirmez et rappelez
Le propriétaire reçoit une confirmation et, la veille, un rappel par courriel (et par texto s'il a accepté), avec des liens pour confirmer ou modifier.
Menez la journée
Le jour même, enregistrez l'arrivée du patient, commencez la note et la facture à partir de la visite, et marquez-la comme terminée. Une annulation offre la plage à la liste d'attente.
Ce que vous pouvez faire
Ce que vous pouvez en faire
Voir la journée avec une colonne par vétérinaire, la semaine avec les visites de chaque jour et leur statut, colorées par service, ou le mois d'un coup d'œil, filtré par emplacement et par personne.
Réserver à l'accueil en cherchant le nom, le courriel, le téléphone du propriétaire ou le nom de l'animal, puis choisir l'animal, le type de visite, l'emplacement et le vétérinaire.
Créer des types de visite avec leur propre durée, couleur, battement de nettoyage, prix indicatif et le personnel qui les prend, y compris les visites urgentes et vidéo.
Permettre aux propriétaires de réserver en ligne dans l'application PetGrid gratuite, par type de visite, avec des demandes que vous confirmez ou des réservations qui se confirment d'elles-mêmes.
Enregistrer l'arrivée, terminer, marquer une absence, annuler ou reporter; le propriétaire reçoit un courriel quand une visite est annulée ou déplacée.
Tenir une liste d'attente qui offre une plage libérée à jusqu'à cinq propriétaires correspondants; le premier qui confirme l'obtient.
Bloquer du temps pour une personne, un emplacement ou toute la clinique, une fois ou chaque semaine.
Synchroniser dans les deux sens les visites de chaque personne avec Google Agenda, ou s'abonner à partir d'Outlook ou de toute autre application de calendrier avec un lien en lecture seule.
L'IA dans cette fonction
Comment l'IA aide, et qui décide
L'horaire n'a pas d'IA en propre; le module complémentaire AI Front Desk peut réserver, déplacer et confirmer des visites par téléphone, dans le même calendrier.
Ce que fait l'IA
- Avec le module complémentaire AI Front Desk, répond au téléphone, trouve une plage libre et réserve, déplace ou annule une visite pour un appelant qu'il a vérifié.
- Fait des appels de confirmation la veille d'une visite : il dit d'abord qu'il est une IA, et le propriétaire appuie sur 1 pour confirmer ou sur 2 pour annuler.
- Prend un message quand un appelant a besoin de quelque chose qu'il ne peut pas faire; le message arrive dans le Clavardage de votre équipe.
Ce que vous décidez
Votre équipe décide quels types de visite AI Front Desk peut réserver ou déplacer par téléphone, et peut désactiver la réservation par téléphone. Tout ce qu'il réserve arrive dans le même horaire que voit votre accueil, marqué comme réservé par téléphone.
Comment la désactiver
La prise de rendez-vous elle-même n'a pas d'IA. Le volet téléphonique est le module complémentaire payant AI Front Desk : mettez-le en pause, passez-le en mode test ou libérez la ligne dans les Paramètres, et l'horaire fonctionne exactement de la même façon.
Bon à savoir
Ce qu'elle ne fait pas (encore)
- La vue par semaine montre un emplacement ou tous, comme les vues du jour et du mois; la vue du jour a une colonne par personne et celle du mois montre le mois complet.
- Les salles et les équipements peuvent être réservés avec une visite, et une salle accueille une seule visite à la fois.
- La pension et le toilettage sont des demandes que votre accueil accepte ou refuse; ils ne sont pas placés à l'horaire.
- Outlook et le Calendrier d'Apple peuvent s'abonner à un lien en lecture seule; la synchronisation dans les deux sens se fait seulement avec Google Agenda.
Questions fréquentes
Les propriétaires d'animaux peuvent-ils prendre rendez-vous en ligne avec PetGrid?
Oui, si vous l'activez : les propriétaires réservent dans l'application PetGrid gratuite, pour les types de visite que vous marquez comme réservables en ligne, aux emplacements qui acceptent les rendez-vous et pendant leurs heures d'ouverture. Une visite peut arriver comme une demande que votre équipe confirme, ou se confirmer d'elle-même, selon le réglage de chaque type de visite.
PetGrid se synchronise-t-il avec Google Agenda ou Outlook?
PetGrid synchronise dans les deux sens les visites de chaque membre du personnel avec Google Agenda : déplacez l'événement là-bas et la visite se déplace dans PetGrid, mais le supprimer là-bas n'annule pas la visite. Outlook, le Calendrier d'Apple et les autres applications peuvent plutôt s'abonner à un lien en lecture seule.
Comment la liste d'attente remplit-elle un rendez-vous annulé?
Quand une visite est annulée, la liste d'attente offre la plage par courriel ou par texto à jusqu'à cinq propriétaires dont les souhaits correspondent. L'offre dure quatre heures et le premier propriétaire qui confirme obtient la visite.
PetGrid envoie-t-il des rappels de rendez-vous?
Les propriétaires reçoivent un courriel la veille de leur visite, avec des liens « Confirmer » et « Modifier » si vous les activez, et aussi un texto quand les textos sont activés et que le propriétaire a accepté. Avec le module complémentaire AI Front Desk, PetGrid peut aussi appeler la veille. Voir les rappels.
Puis-je planifier des visites vidéo?
Oui. Une visite vidéo utilise un lien que vous collez, le lien par défaut de votre clinique, ou une salle que PetGrid crée pour elle, et le propriétaire accepte d'abord un consentement à la télémédecine. Les propriétaires rejoignent la visite depuis leur application, avec le bouton disponible 15 minutes avant la visite. Le personnel voit si le propriétaire a accepté les conditions de la visite vidéo. Les appels s'ouvrent dans un nouvel onglet et PetGrid n'enregistre pas les visites vidéo.
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